Kuidas luua haaravat konverentsiprogrammi?

Paul Toots Foto: Pm

Konverentsiprogramm on hoolega valitud sihtpunkti või konverentsikeskuse ning muude lisategevuste kõrval siiski peamine, et osalejad targemate ja motiveeritumatena hiljem lahkuksid. Kuidas aga haaravat programmi koostada, küsisime neilt, kes ise teevad.

Paul Toots
Via Hansa projektijuht

Olenevalt konverentsitüübist võib «haaraval» konverentsiprogrammil olla erinev tähendus.
Tüüpiliselt sisaldub ühe rahvusvahelise, Eesti mõistes keskmise suurusega (~200 osalejat) konverentsiprogrammis avavastuvõtt (kas hotellis, raekojas või mujal erilisemas kohas), tüüpilised või eriprogrammi järgi koostatud ekskursioon(id), mis võivad olla korraldatud kas kõigile osalejatele, ainult osalejate abikaasadele või siis vastavalt soovile.

Lisaks on rahvusvahelise konverentsi programmis tavaliselt ka galaõhtusöök mõnes eksklusiivses restoranis või suuremal renditud pinnal.
Ilmselgelt on erinevate ettevõtete ja ühenduste (aasta)konverentsid pisut teistsuguse alatooniga kui erialaliitude regu-laarsed konverentsid.
Avaliku sektori korraldatavad kõrgetasemelised konverentsid järgivad aga suhteliselt kindlat raamistikku ja tihti ka teatud turvanõudeid.


Toomas Tamsar
Pärnu Konverentside asutajaliige

Korraldajal peab enesel teemaga suhe olema. Me ei vali kunagi teemat selle järgi, mida «turg võiks tahta». Usun, et kui korraldaja tahab ise midagi öelda, tahab arvamust kujundada (ja mitte «business agenda» mõttes, vaid sisuliselt), siis on eeldus hea programmi valmimiseks olemas.

Avalike konverentside korraldajatest ilmselt ainukestena lähtume sellest, et see, mida esinejad lavalt räägivad, on meie, mitte ainult rääkija vastutus.
Meie reegel nõuab teema läbiarutamist ning kuulajaprofiili ja ootuste tutvustamist esinejale, samuti esinejate eelnevat ülekuulamist.

Ülla Mägi
Tallinna Konverentside juhataja

Haarava konverentsiprogrammi saab teha haaravate lektorite ja huvipakkuvate teemadega. Et nendega alati täppi panna, kasutame koostööpartnereid, kes teavad täpselt sihtrühma huvisid ja vajadusi ning oskavad soovitada ka häid lektoreid.

Muudel juhtudel usaldame kliendi tagasisidet või uurime eelnevalt klientide käest, keda ja mis teemal nad esinemas näha soovivad. Selliselt koostatud programm on alati kindla peale minek.

Urmas Kõiv
Eesti Konverentsikeskuse asutaja

Aegade jooksul on konverentsikülastajat haaranud mitmed erinevad konverentsiprogrammid. 5–10 aastat tagasi pidasid osalejad konverentsiprogrammi haaravamaks osaks välismaist guru ja konverentsi lõpupidu.

3–5 aastat tagasi leidsid osalejad, et programm peab olema mitmekesine nii sisult kui ka vormilt. Viimastel aastatel on oluliseks peetud programmi ajakohasust.
Konverents on oma olemuselt tervik. Kui väga head esinejat kuulates on ruumis külm, jääb tavaliselt kaotajaks väga hea esineja. Või kui pärast viletsat lõunasööki kõht koriseb, siis see segab samuti ettekannete kuulamist.

Kadri Karu
Frens Konverentsiteenuste tegevjuht

Esmalt peaks paika panema konverentsi eesmärgi ning programmi koostamise jooksul rohkem kui korra endalt küsima, kas ja kuidas see eesmärk saab mingi otsusega täidetud. Nii väheneb oht laiali valguda.

Tõenäoliselt ei jõua piiratud ajaga rääkida kõigest vajalikust – valida ja piiritleda tuleks kõige olulisemad võtmeküsimused, mille ümber programm ehitada.
Esinejatele võiks ettekande kohta anda ette märksõnad, olemaks kindel, et sisu vastab korraldaja ootustele ja sobib programmi, et tekiks üks tervik.

Veelgi parem oleks esinejate ja moderaatoriga enne konverentsi kohtuda, et konverentsi üldine kontseptsioon paika panna ja oodatavast tulemusest rääkida.
Programmi võtmeks on parimad esinejad – valida tuleb inimesed, kes räägivad hästi ja kellel on ka midagi öelda.