Ülemuse toksilised e-kirjad ehk kuidas töötajate lugupidamine hetkega kaotada

Juhi emotsioonide ajel saadetud e-kiri võib tekitada korvamatu kahju. Foto: epd-bild/SteffenxSchellhorn/ Scanpix

Juhi toksilised e-kirjad vähendavad järsult töötajate motivatsiooni ning töö tulemuslikkust, selgub Illinoisi ülikooli uuringust. Kuidas selliste kirjade saatmist vältida, selgitab juhtimiskonsultant Elizabeth Danziger Inc.comis.

Danziger tõdeb, et paljud meist on saanud e-kirju, mille lugemisel tunneme end idioodiks tembeldatuna. Ja sõna idioot sellistes meilides tavapäraselt ei sisaldu. Lihtsalt lugejale jääb vastik maik. Ja töötegemise tahe on kui noaga läbi lõigatud. Kirja adressaat tunneb end pisendatu ning alavääristatuna ning lugupidamine ülemuse suhtes kukub kolinal.

Autori kinnitusel ei ole selline tulemus loomulikult kirja saatja eesmärk. Tavaliselt on emotsioonid möllanud ja sellistel juhtumitel ei tohiks olla tänapäevases juhtimiskultuuris kohta. Kuidas aga vältida nende e-kirjade kirjutamist, ja mis peamine – saatmist?

Enda juhtimiskoolitustel soovitab Danziger järgida nn idioodi reeglit. Kui loete enda kirjutatud e-kirja valjusti ette ning võiksite sellele vabalt lisada «sa idioot», tuleks kiri jätta saatmata.

Kuidas seda aga teha? Siin on Danzigeri soovitused:​

1. Ärge saatke e-kirju, kui olete vihane või ärritunud

Isegi juhul, kui teie ärritusel ei ole kirja saatjaga mingit seost, võivad teie emotsioonid kirjas peegelduda. Kui aga teie emotsioonid on kirja saajaga seotud, siis siis on veelgi tähtsam end maha rahustada enne, kui sõrmed klaviatuuril tegutsema hakkavad.

Tõuske laua tagant ning jalutage. Hingake kolm korda sügavalt sisse, lugege mantraid. Ühesõnaga, tehke mis iganes vajalik, et negatiivsete tunnete jada murda ning oma energiat koondada. Ja alles seejärel tegelege e-kirjaga.

2. Lahendage probleemid otsekohe

Selle asemel, et panna kirja passiiv-agressiivset sõnumit, väljendage oma mure selges, emotsioonitus keeles. Näiteks kui inimene ei ilmunud lõunasöögile, saate sõnumit valida. Loomulikult võiksite kirjutada: «Sa ei ilmunud täna kokkulepitud lõunasöögile. Ootasin tund aega», mis on selgelt «sa idioot» e-kiri. Selle asemel võite kirja panna: «Tundsin sinust lõunal puudust. Kas kõik on korras? Anna palun teada, kui tahad ajakava muuta.»

Kui keegi teid mõnele tähtsale koosolekule ei kaasanud, võite kirjutada: «Mind haavas, et te mind koosolekule ei kaasanud», selmet öelda: «Ma ei suuda uskuda, et pidasite selle koosoleku ilma minuta!»

Emotsioonidel ei ole töötajatele saadetud e-kirjas kohta Foto: Glenn Carstens-Peters/ Unsplash

3. Vältige küsitavaid termineid

Sõnu nagu «tegelikult», «õiglane» ja «hea» saab kergesti tõlgendada passiiv-agressiivsena. Hoidke oma sõnavalik neutraalne.

4. Lugege iga e-kiri enne saatmist läbi, pannes end kirja saaja olukorda

Inimesed saadavad sageli mürgiseid e-kirju hetkeemotsiooni ajel, arvestamata tooni või kirja tõenäolisi tulemusi. Ja peavad pärast ebameeldivate tagajärgedega tegelema. Ennetage seda ja lugege e-kiri enne saatmist saaja silmadega läbi. Saame end ebameeldivate tagajärgede eest kaitsta, kui kujundame harjumuse enne saatmist kiri rahulikult läbi lugeda. Ärge kiirustage kirja saatmisega: adressaadiga ei juhtu midagi, kui ta ootab teie sõnumit paar tundi.

5. Paluge kellelgi teisel kiri enne teele läkitamist läbi lugeda

Kui teil on e-kirja tooni suhtes kahtlusi, laske see usaldusväärsel nõustajal või sõbral läbi lugeda. Andke neile võimalus öelda: «Kas sa tegelikult ka tahad saajale öelda, et ta on idioot?»

Äri- ja töösuhted põhinevad vastastikusel austusel. Kui lubame endal «sina idioot» reeglit rikkuda ja saadame kolleegidele vaenulikke või passiiv-agressiivseid e-kirju, kahjustame ettevõtte organisatsioonikultuuri ja õõnestame neid sidemeid, millele töö tulemuslikkusel toetume, tõdeb Danziger.