Kuidas korralikult konverentse juhtida

Foto: Financial Times

Kas küsimusi on? Kui oled kordki kiiganud, kartusevärin hinges, poolpimedasse saali ning otsinud silmapiirilt seda üksikut ülestõstetud käekest – siis küllap mõistad sinagi neid konverentsi juhtimise õudusi.

Ja kui sa oled kordki kuulnud kõnelejat konstanteerimas (oma 10-minutilise aja 9. minutil), et «niipalju siis sissejuhatuseks», tead hästi, et ainus viis seda päeva päästa on tegutseda kui totaalne jõhkard.

Aastate jooksul olen ma juhatanud konverentse ja paneeldiskussioone mitmetes linnades.

Alljärgnevalt esmatähtsaid asju, mida olen õppinud.

Esiteks: su põhivaenlane on kell. Sellest hetkest alates, kui korraldajatel luhtub katse kõiki õigeks ajaks oma kohtadele istuma saada, pead sa punnitama, et aega tasa teha. Pidureid on veelgi, näiteks hilinevad kõnelejad – minu kogemuste valguses paistavad siin pahasti silma ELi volinikud.

Kord juhtisin ma konverentsi Brüsselis. Mulle saadeti sedelike instruktsioonidega: hoia praegune kõneleja laval seni, kuni saabub järgmine esineja ehk Euroopa Komisjoni asepresident Neelie Kroes. Nii ma siis lasin sel õnnetul mehel (akadeemikul linnast nimega London) ajaga kõvasti üle põrutada, küsimuste esitajatel omaenda kõnekesi maha pidada ning esitasin ka ise pooltosin küsimust. Akadeemik jõllitas mind, silmis kasvav imestus. Kuni meie mõlema kergenduseks avanes uks ja sisse marssis Kroes oma kaaskonnaga.

See oli erand. Üldiselt on ülioluline kõnelejad ajaahelais kinni hoida. Ütle neile juba enne, et annad märku, kui jäänud on 1 minut. Ja siis, kui kell kukub, palu neil lõpetada. Neile ei pruugi see meeldida, aga kuulajaskond on tänulik. Seoses millega meenub nali, mida ei saa jätta jagamata.

Konverentsikõneleja on end pomisema unustanud. Kangelaslikult kajastab ta iga slaidi.

Tagaridadest hakkab inimesi minema hiilima. Pool saali on peatselt tühi. Otsekui üks mees asutavad end minekule ka teised. Lõpuks jääb saali vaid üksainus inimene. Oma viimast väsinud PowerPointi slaidi lõpetades ütleb kõneleja: «Ja eriliselt tahaksin ma tänada teid, härra, et olite nii kombekas ja viisakas ja mind lõpuni ära kuulasite.» Üksik saalisistuja vastu: «Oh mis mind ikka tänada, ma olen järgmine kõneleja.»

Mida teha, kui vaatamata kõigile pingutustele ikkagi graafikust maas oled? Nagu ütlevad lendurid: kui õhkutõus hilineb, tuleb taevas aeg tasa teha. Kärbi kohvipause ja lõika lõunasööki.

Korraldajad seletavad sulle muidugi, et delegaatidele meeldib pausitamine, suhtlemine ja visiitkaartide vahetamine, aga pärast nad sind küll ei täna, kui lõpuaeg venib, saali eest tuleb maksta lisaraha ning ürituse lõpp läheb käest ära, kuna osa rahvast hakkab rongide-lennukite peale ruttama.

Üks trikk on küsimuste-aega koomale tõmmata – kui on hea päev ja nad küsivadki midagi. Nagu alguses mõista andsin, tihti seda ei juhtu. Eriti just seda esimest küsijat on raske leida. Siis tuleb sul endal esimene küsimus esitada. Või esimesed kaks-kolm.

Mis toob mind õppetunni nr 2 juurde: ainus saalisviibija, kes kogu aeg ärkvel peab püsima, oled sina.

Teised võivad kasutada pehmet tooli, hämarat valgust ja vaba päeva, et sõba silmile lasta.

Need, kes oma kõne maha on pidanud, võivad pingelangust nautida. Aga sina pead olema valvel, vaatama kella, küsima/inspireerima küsimusi ning – mis kõige tähtsam – asja lõpuks kokku võtma.

See ongi konverentsijuhtimise nipp number kolm: sul peab õnnestuma rõhutada päeva sõnumit. Paljud esinejad kalduvad teemast üsna kaugele. Nad teavad küll, millest nad rääkima peaksid, kuid kipuvad kasutama võimalust rõhutada oma firma viimast väljamõeldist. Või siis tõid korraldajad kokku esinejad, kel tundusid olevat ühised huvid. Aga ei olnud.

Tulemuseks võib olla tühi tunne ja rahulolematus: et mis oli ürituse point? Et mida me nüüd siis järeldame? Sina kui juht pead sellest puntrast midagi kokku panema. Kui

Austraalia kaevur kõne lõpetab, küsi temalt, kas ta on nõus Brasiilia pankuri varasemate kommentaaridega Hiina nõudluse tuleviku kohta. Kui keegi rõhutab, et Euroopa peab igal juhul jätkama tootmist, küsi temalt, kuidas see läheb kokku eelneva kõneleja tähelepanekuga, et euroopased on üha pahasemad tehaste peale oma kodukandis.

Kui sa päevale joont alla tõmbad, katsu jutud kokku võtta. Aga paari-kolme lausega. Sest delegaatide terased kõrvad kuulevad uste tagant serveerimiskärude kriuksumist: üles rivistuvad päeva-lõpu-joogid. Mis ongi tänane viimane tarkusetera: kõik loodavad, et sa räägid hästi... vähe.

Copyright The Financial Times Limited 2012