Juhatuse vahetus ja esindamine pangas

Võtmed ja raha. Foto: SCANPIX

Kuidas käituda olukorras, kus asjaolud on tinginud vajaduse vahetada osaühingu või korteriühistu juhatuse koosseisu? Kuhu tuleks pöörduda vastuvõetud otsusega tagamaks olukord, et see esmapilgul lihtne protsess ei muutuks kauakestvaks vaidluseks ja ei tuleks takistuseks ühingu suhetes kolmandate osapooltega?

Swedbanki jurist Dmitry Kuravkin annab nõu, kuidas taolises olukorras igapäevaseid pangaasju ajada.

Äriühingu kõige tähtsam organ on selle juhatus. Juhatus on ainsana õigustatud esindama ühingut selle suhetes kolmandate isikutega, samuti määrama selleks teisi ühingu poolseid esindajaid (prokuriste, volitatud esindajad). Paraku ei ole vaidlused juhatuse koosseisu üle haruldane nähtus. Sisemised vaidlused ja nendega seotud asjaajamine võivad aga olla suureks probleemiks igapäevaste rahaasjade ajamisel. Veelgi enam, neisse kolmandate isikute kaasamisel esineb olukordi, kus kolmandatele isikutel ei ole enam võimalik kindlaks teha, kes on ühingut tegelikult õigustatud konkreetses olukorras esindama.

Vaatamata asjaolule, et juhatuse liikme kohta äri- või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrisse tehtaval kandel on kolmandate isikute suhtes oluline tähendus, ei kinnita registrikanne automaatselt juhatuse liikme õiguslikku seisundit.

Teistest sagedamini toimuvad sarnased vaidlused just korteriühistute ja osaühingute ridades. Üht-teist vaidlustest on kajastanud ka meedia. Probleemid, mis on seotud nt olukordadega, kus juhatus kuritarvitab korteriomanike usaldust või varjab liikmete eest informatsiooni ühistu finantsnäitajate kohta, pidas piisavalt tõsiseks ka valitsus, et arutleda selle üle korteriomandi- ja korteriühistuseaduse eelnõu koostamisel.

Juhatuse liikmed valib ja kutsub tagasi ühingu pädev organ, milleks on korteriühistu puhul korteriomanike üldkoosolek. Selle kokkukutsumisel tuleb järgida alati mittetulundusühingute seaduses (MTÜ seadus) ja põhikirjas toodud tingimusi. Osaühingu puhul võtab vastavad otsused vastu osanike koosolek, ainuosanik või nõukogu ning sel juhul tuleb järgida lisaks osaühingu põhikirjale ka äriseadustiku norme. Vaieldamatult on seadusenormide tundmine peamiseks aluseks ühingu asjaajamise korrektsele toimimisele.  

Kui otsuse vastuvõtmisel rikuti korteriühistu üldkoosoleku kokkukutsumise korda, loetakse vastuvõetud otsus algusest peale tühiseks. Samuti, kui osaühingu osanike koosoleku kokkukutsumisel on oluliselt rikutud seaduse või põhikirja nõudeid, ei ole osanike koosolek õigustatud otsuseid vastu võtma. Erandiks vaid olukord, kui koosolekul osalevad või on esindatud kõik osanikud. Kokkukutsumise korra rikkumine muudab tühiseks ka aktsiaseltsi (AS) organite (üldkoosoleku, nõukogu koosoleku) otsused. Veelkord: korteriühistu puhul tuleb lisaks põhikirjale lähtuda MTÜ seaduse ning OÜ ja ASi puhul äriseadustiku nõuetest.

Ühingu otsus, millega muudetakse juhatuse koosseisu, ei pea olema notariaalselt tõestatud, kui seda ei ole nõutud põhikirjas. Kuid kui selline nõue on siiski olemas, muudab vorminõude mittejärgimine otsuse taas tühiseks. Samuti on oluline, et tegevused, mille üle plaanitakse otsuseid langetada, oleksid eelnevalt kajastatud koosoleku päevakorras.Üks kohustuslikest tingimustest koosolekul otsuste vastuvõtmiseks on ka kvoorumi nõude täitmine.

 Allkirjad olgu paigas

Arvestada tuleb kindlasti ka otsuse vormistamiseks ettenähtud tingimustega, sh allkirjastamise nõuetega. Näiteks näeb MTÜ seadus ette, et üldkoosoleku protokolli peavad allkirjastama koosoleku juhataja ja protokollija ning et protokolli  lahutamatuks lisaks on koosolekul osalenute nimekiri igaühe allkirjaga. Vajalike tingimustega on samuti võimalik tutvuda eelnimetatud seadusaktides, kuid miks mitte kaasata otsuste vormistamisele juristi või notarit.

Vormistatud otsus ühingu juhatuse liikmete kustutamiseks registrikaardilt või sinna uute kandmiseks tuleks edastada esimesel võimalusel maakohtu registriosakonnale. Seda koos avaldusega, mille allkirjastab korteriühistu puhul allesjääv ja kõik uued juhatuse liikmed.

Kui osaühingu osanike otsus on aluseks juhatuse liikme valimisele, peab hääletusprotokollile kirjutama alla ka juhatuse liige, kelle kohta on tehtud kanne äriregistrisse, või osaühingu osanik. Otsuse ja avalduse Registrisse edastamiseks on võimalik kaasata notarit või teha seda internetis digiallkirjaga ettevõtjaportaalis.

Registrikanne ei pruugi olla alati õige

Nagu eelpool mainitud, ei kinnita isikute olemine registrikaardil ilmtingimata nende juhatuse volituste kehtivust. Seda juhul, kui kolmas isik teadis või pidi teadma, et kanne ei ole õige. Näiteks, kui pangale tehakse teatavaks kliendi juhatuse koosseisu muutmine ja meile esitatakse juhatuse koosseisu muutmist kinnitav nõuetekohaselt vormistatud dokument, ei ole meil võimalik esindusõiguslike isikute tuvastamisel tugineda enam Registris olevale informatsioonile ega aktsepteerida Registrisse kantud, kuid üldkoosoleku või osanike otsusega tagasikutsutud juhatuse liiget. Siiski loeme esindusõiguse lõppenuks ainult juhul, kui pangale esitatud otsus on vormistatud kõiki seaduses sätestatud vorminõudeid järgides (vt. eelpool).

Eelnimetatu ei tähenda aga ka seda, nagu saaks otsusega valitud juhatus ilma otsuse kajastamiseta registris võimaluse realiseerida viivitamatult oma esindusõigust kõikide kolmandate isikute ees. Pank on üheks nendest asutustest, mis üksnes esitatud otsuse alusel ei aktsepteeri registrisse kandmata juhatuse volitusi. Esmalt puudub meil võimalus veenduda otsuse tühisust põhjustavate asjaolude puudumises, samuti esitatud dokumendi ehtsuses. Dokumendi ehtsust kontrollib kande avalduse menetlemisel selleks vastavaid volitusi ja pädevust omav registriosakonna kohtunikuabi. Arvestades asjaolu, et kliendid on usaldanud pangale tihtipeale suurema osa oma igapäevases tegevuses kasutatavast varast, oleks meil vale aktsepteerida isiku esindusõigust, nähes tema nime vaid lihtkirjalikus otsuses, veendumata lõpuni selle ehtsuses ja kehtivuses. Näiteks kontrollib pank samal põhjusel ka enne volikirjade alusel tehingute tegemist volikirja ehtsust selle väljaandnud notaribüroos.

Mitte väga kauges minevikus ei olnud harvad juhtumid, kus lihtkirjalike võltsitud otsuste alusel põhjustati ühingutele kerge vaevaga suuri kahjusid, vahetades omanikele teadmata juhatuse koosseisu (nn. ühingute ülevõtmine) Registris. Viimane tingis ka vajaduse äriseadustiku muutmiseks ja ja lõi uue teavituseteenuse ühingu võimaliku varguse vältimiseks ja tuvastamiseks: http://www.rik.ee/e-ariregister/teavitusteenus. Sarnaste olukordade vältimiseks loeb pank valitud juhatuse esindusõiguse kehtivaks alles pärast vastava kande lisamist registrikaardile. Nimetatud reegel kehtib pangas mitte ainult korteriühistute ja osaühingute, vaid kõikide ühingute vormide suhtes.

Kuidas käituda olukorras, kus vastuvõetud otsus vaidlustatakse kohtus nt. tähelepanuta jäetud vorminõue tõttu ning olukorras, kus „uus” juhatus ei ole veel Registrisse kantud ja „vana” on ühingu otsusega tagasikutsutud?

Ühingu normaalne funktsioneerimine eeldab vaieldamatult esindaja olemasolu ja alanud kohtuvaidlus võib tulla suureks takistuseks igapäevasele majandamisele. Oleme leidnud sellistes olukordades üheskoos klientidega erinevaid osapooli rahuldavaid lahendusi, milleks võib olla näiteks kuni vaidluse lõpuni mõlema osapoole ühine esindamine igapäevastes tehingutes. Ühingu sisemise vaidluse osapoolte ühine esindamine pangas kohtuvaidluse kestel on heaks lahenduseks eelkõige seetõttu, et pank on ühingu esindusõigsuse vaidlustes erapooletu, ega saa olla õigusemõistjaks ega vahendiks, sest teisiti ei ole võimalik meil rolli täita.

Samuti on leitud esindusõiguse probleemidele lahendusi viimasel ajal ka kohtupoolse abiga. Näiteks on kohus määranud kuni vaidluse lõpuni õigusabi korras ajutise esindaja – seda nii suhetes krediidiasutustega kui teiste osapooltega.

Vana omaniku volituste piiramine

Puutume aeg-ajalt kokku ka olukorraga, kus pärast ühingu omaniku vahetamist - osaühingu ostu-müügi korral – soovitakse piirata endiseks omanikuks oleva juhatuse liikme õigusi, esitades pangale notaribüroost värskelt trükitud ostu-müügi lepingu. Viimane ei anna aga soovitud tulemust seetõttu, et seaduse kohaselt ei saa uus omanik automaatselt juhatuse liikme staatust koos omandi üleminekuga. Selle saamiseks tuleks uuel omanikul oma otsusega lõpetada ka ebasobiva isiku esindusõigus. Otsus tuleb vormistada äriseadustikus toodud vormi- ja protseduurireeglite kohaselt, esitada see siis registrisse ja alles seejärel, uue registrikande tegemisel, saab pöörduda panka oma uue juhatuse positsiooni täitmiseks ja ühingu esindamiseks. Panka saab ostu-müügi lepingu ja otsuse alusel üksnes informeerida tagasikutsutud juhatuse liikme volituste  lõppemisest. 

Praktikas lahendatakse esindusõiguse probleemid sellistel juhtudel notariaalse volikirja vormistamisega enne juhatuse tagasikutsumist. Kiireloomulistes olukordades esindab ühingu uus juhatuse liige ühingut volitatud esindaja rollis kuni registris kande tegemiseni (seaduse kohaselt teeb registripidaja kande hiljemalt viiendal tööpäeval pärast kandemääruse allakirjutamist). Oluline on teada, et sellist volikirja saab tasuta vormistada ka lähimas Swedbanki kontoris.