Efektiivne ja hästitoimiv ISO-süsteem on täiesti võimalik

Erki Kippasto Foto: Erakogu

Juhtimiskonsultant Erki Kippasto kirjutab, kuidas luua efektiivne ja hästitoimiv ISO-süsteem ning vältida olukorda, kus ISO süsteemi juurutamine ettevõttes oleks kui asi iseeneses.

Aprillis ilmus artikkel « ISO-süsteem - ettevõttele õnnistus või tüütu orjus», milles kirjeldati, kuidas ühe ettevõtte juhid sertifitseerija korralisele auditile eelneval ööl juhtimissüsteemi tõendusdokumente fabritseerisid. Samas artiklis avaldati lisaks ka mõtteid nagu «..selle asemel, et parandada kvaliteeti ja konkurentsivõimet ettevõtetes, on ISO 9001 teinud selle hoopis hullemaks..» või « ..tegelikult aga surutakse ettevõte bürokraatlikku raamistikku, mis suretab innovatsiooni..». Artikli kokkuvõttes väljendus mõtteviis, et efektiivne ja hästitoimiv juhtimissüsteem on pigem erand kui tavanähtus.

Juhtimiskonsultandina ei püüa ma eelmainitud artiklit ümber lükata ega hakata kirjutama juhtimissüsteemide kasulikkusest. Pigem püüaksin anda omapoolseid soovitusi ja nõuandeid, kuidas luua hästitoimiv ja efektiivne juhtimissüsteem.

Oma tegevuse käigus olen ma konsulteerinud, koolitanud ja auditeerinud ligi sadat ettevõtet, näinud korduvalt olukordi, kus ISO 9001 juurutamise järgselt on tekkinud vajadus lisapersonali  ja muude ressursside järele, et tekkinud bürokraatiaga toime tulla. Ühe värvika juhusena võib tuua välja olukorra, kus üks klient soovis oma väikeettevõttes 10 aastat tagasi loodud juhtimissüsteemi lihtsustada. Projekti läbiviimiseks palusin võimalust tutvuda kliendi dokumentatsiooniga, mille peale tagurdas klient oma auto kontori ukse ette ning tõi välja pagasiruumitäie dokumente. Või näiteks juhus, kui mulle helistati ja kurdeti muret, et ettevõttel ei ole võimalik sõlmida koostööpartneriga lepingut, kuna mõlema ettevõtte juhtimissüsteemid näevad ette oma lepingupõhjade kasutamist.

Liigset bürokraatiat ning ISO juhtimissüsteemist tulenevate nõuete ja ettevõtte tegelike vajaduste lahknemine on ilmsiks tulnud mitmete uuringute käigus, näiteks J. Seddon (1997), D.A. Kumar (2011), kus alla veerandi küsitletutest on tunnistanud juhtimissüsteemi kasu tegelikkuses. Eestis on hetkel väljastatud 976 ISO 9001 sertifikaati. Kas ISO standardid on siis tõesti nii eluvõõrad ja liigset bürokraatiat nõudvad?

Vastaksin sellele küsimusele eitavalt. Pigem on tekkinud olukorra põhjus vähene kogemus ja madalad teadmised erinevate standardi nõuete täitmise võimalustest. Tihti esineb ettevõtetes nn üledokumenteerimist, kus on koostatud väga palju kasutajale «võõras» ametlikus kirjakeeles protseduure ja reegleid, mida keegi hallata ei jõua.

Juhtimissüsteem ei pea olema ilmtingimata keerukas sõnastuses ja mahukas, juhtimissüsteemide väljaarendusel tuleb eelkõige lähtuda ettevõtte suurusest ja konkreetsetest vajadustest. Standardid ei esita nõudeid selle kohta, kuidas midagi teha, nendes on esitatud nõuded ettevõtte toimivuse ja arengu seisukohalt olulistele aspektidele, mida tuleb silmas pidada. Reeglite sisu ja mahukus jääb siiski organisatsiooni enda otsustada.

Mida siis teha, et oma ettevõttes arendada välja lihtne ja toimiv juhtimissüsteem, mis ei ole liigselt bürokraatlik ning vastaks rahvusvahelise standardi nõuetele?

Esmatähtis on töörühma pädevus ja standardi nõuete mõistmine. Selleks võib kaasata ka professionaalse konsultandi, kes abistab töörühma standardi nõuete sisu mõistmisel ning aitab välja töötada sobivad lahendused – olukord, kus mõni töörühma liige on hankinud mõne teise ettevõtte käsiraamatu ning püüab, tundmata hästi standardi nõuete sisu, seda olemasolevasse ettevõttesse sobitada, ei too tavaliselt edu.

Oluline on juhtimissüsteemi arendamisega mitte kiirustada, vaid jätta võtmeisikutele piisavalt aega uute protseduuride ja dokumentidega tutvumiseks ning nende täiendamiseks – redigeerimisel ei tasu saata uut dokumenti kõikidele võtmeisikutele meilitsi laiali, sest hiljem on dokumendi koostajal väga raske kõiki  tagasi saadetud kommentaare ja täiendusi hallata. Kõige efektiivsem on luua vastav dokumentide kaust, kuhu kõigil võtmeisikutel on lugemiseks ja kommentaaride lisamiseks juurdepääs.

Dokumentatsiooni loomisel tuleks alati läbi mõelda, kellele see mõeldud on ning kas ja kuidas selle mahtu kokku hoida.

Juhtimissüsteemi juurutuskoolituste korraldamine personalile ning nõuete täitmise eest vastutavatelt töötajatelt tagasiside ja täiendusettepanekute küsimine aitab muuta juhtimissüsteemi elulähedasemaks ja efektiivsemaks.

Juurutamisperioodi järgselt tuleks mõistliku aja jooksul läbi viia juhtimissüsteemi siseaudit, et hinnata loodud süsteemi rakendumist – audit ei tohi olla mingil juhul pingeid tekitav ja karm kontroll, vaid rahulik ja meeldiv vestlus, seejuures tuleks kindlasti rääkida eelkõige töötajatega, kes on uue loodud dokumendi otsesed täitjad.

Juhtimissüsteemi sertifitseerimisel tasuks valida sertifitseerija kogenud ja teie tegevusvaldkonda hästi tundvate audiitorite hulgast, kes tunneb  hästi teie tegevusharu probleeme ja vajadusi.

Kui teie organisatsioonil on kavas juhtimissüsteem välja arendada või on tekkinud samuti probleem, et juhtimissüsteem on jäänud ajale jalgu ning muutunud eluvõõraks, võib alati tellida juhtimissüsteemi auditi kogenud spetsialistidelt, kes aitavad välja tuua ettevõtte kitsaskohad ja on vajadusel abiks nende kõrvaldamisel ning dokumentatsiooni koostamisel.