Miks koosolekud on nii igavad ja ravim sellele

Igav koosolek. Foto: SCANPIX

Keegi ei armasta lõputuid, pikki ja igavaid koosolekuid. On palju nõuandeid, kuidas muuta koosolekuid paremaks, kuid ometi on meist igaüks sattunud vähemalt korra tõeliselt mõttetule koosolekule.

Lihtsad nõuanded, kuidas koosolekuid paremaks muuta, oleks: tee need võimalikult lühikesed, ära koorma inimesi üle informatsiooniga, kaasa kõik osalejad, kirjutab Forbes. Kuid ometi on paljud koosolekud endiselt kehvad ja mõttetud ja nad on seda kolmel põhjusel:

Vali, keda kutsud

Viletsal koosolekul istuvad inimesed koos ja mõtlevad omaette, et mis sellel teemal küll minuga ühist on. Et miks ma siin küll olema ja aega raiskama pean. Tüüpiline halva koosoleku puhul on, et üks räägib ja ülejäänud teesklevad kuulamist või siis puudutab koosolek tegelikult vaid paari inimest kokkukutsututest.

Proovi seda: mõtle, kui kulukad on koosolekud, kui arvutad need töötundidesse. Kui sa teed tunniajase koosoleku oma ettevõtte juhtivtöötajatele, siis see on väga kallis. Kaks põhimõtet aitavad – keskendu tõepoolest vaid nendele teemadele, mis puudutavad kõiki koosolekule kutsutuid ja igal teemal peaks olema nö omanik ehk inimene, kes on asja eest vastutav.

Miks me siin oleme?

Hiljuti rääkis mu sõber mulle ühest eriti kohutavast koosolekust. «Kõige hullem oli, et mitte keegi seal ei saanud aru, miks nad peavad seal olema, mille kohta üldse koosolek on ja mida neilt oodatakse. Koosoleku teema oli 2013 aasta eesmärgid, kuid me ei saanud sealt mingit informatsiooni.»

Täiesti tüüpiline juhtum. Abiks on, kui enne koosoleku korraldamist mõelda läbi neli asja: mida me räägime ehk teema, kes on teemade puhul peamised vastutajad ehk omanikud, miks me seda räägime või mida tahame saavutada ja kaua me kulutame aega.

Pärast koosolekut

Isegi kui koosolek läks korda ja oli produktiivne, kuid midagi sellest tulenevalt juhtuma ei hakka, siis oli see ikkagi üks vilets koosolek. Kui koosoleku järel ei hakka midagi toimuma ega protsessid liikuma, siis väheneb teie kui koosoleku korraldaja usaldusväärsus meeskonna silmis. Selged sihid ja konkreetsed tegevused ei ole lihtsalt toredad nice-to-do asjad, vaid konkreetsed signaalid sinu inimestele sinu kui usaldusväärse liidri kohta.

Kaks põhimõtet aitavad muuta koosolekud selle külje pealt tulemuslikumaks: iga teema juures leppige inimestega kokku, mida järgmisena tehakse ja kes milliste asjadega tegelema hakkab. See tuleb kõigi kuuldes välja öelda, üles kirjutada ning pärast kohtumist laiali saata. Ja siis hoia ülesanded töös, kontrolli aeg-ajalt kaugele nende täitmisega on jõutud. Nõnda väldid, et koosolekul suurelt üles võetud teema lihtsalt vaikselt laiali vajub. Kui tundub, et asi hakkab nn ära vajuma, kaasa kogu meeskond, et uuesti «ree peale» saada.