Elisa: hübriidtöö vajab ettevalmistust

Puhkeala kontoris. Pilt on illustratiivne. Foto: Jane T D. / Pexels

Modernsest ja viimase peal kontorist on vähe kasu, kui inimestel tekib küsimus, mida nad seal tegema hakkavad. Selleks, et õlg õla kõrval töötamisest päriselt väärtus välja võluda, peab aru saama, millal on mõtet koos olla – ja millal mitte. Tuleb anda võimalus ja lasta asjadel juhtuda, kirjutab Elisa personaliüksuse juht Kaija Teemägi.

Täna räägitakse tööelus palju hübriidtööst. Ja põhjendatult – kaasaegsed tööviisid ja -harjumused ei soosi, et oleksime laulatatud ühe töölauaga. Samas pole ka püsiv kaugtöö paljudele ideaalne lahendus. Vajame aeg-ajalt ühise ruumi energiat ja tunnet.

Mõistmaks, millised on need parimad praktikad, mida võtta kaasa kahest maailmast – kaug- ja lähitööst – oleme Elisas mitmeid kuid analüüsinud, kuidas me tegelikult tööd teeme: inimesi kaasates kaardistanud, arutanud, tagasisidet küsinud ja seda analüüsinud.

Kuid ei piisa vaid hüpoteeside seadmisest. Et asjad selgeks saaksid, peab need läbi proovima. Selleks viisime Elisas läbi koostöökogemuse nädalad, kuna, katsetamine ja töö käigus õppimine on meie organisatsioonikultuuri loomulik osa. Lähtusime Kata meetodikast, mida võib lühidalt kirjeldada kui teatud aja jooksul ette võetud eksperimentide kaudu püstitatud eesmärkideni jõudmist. Mõne nädala jooksul käisid kõik meie tööpered tihedamini kontoris koos ja katsetasid püstitatud hüpoteeside põhjal, mis tegelikult toimib ja mis mitte.

Hübriidtöös pole mustvalgeid lahendusi

Meie organisatsioonis on tiimiti tööviisid ja -harjumused väga erinevad. Inimesed hindavad vabadust ise oma parimad töörütmid paika loksutada ja neil on ka vastutus kokkulepetest ja eesmärkidest kinni pidada. Seetõttu ei ole üht ainuõiget mustvalget lahendust: teisipäeviti oleme kõik kell 9 mitmesajakesi kontoris ja hakkame (koos)tööd tegema.

Kuna kaug- ja lähitöö kombineerimine ongi paljude meie töötajate puhul loomupärane, oli osade jaoks heureka-momente vähem. Siiski oli mitmeid uusi taipamisi ja püstitatud hüpoteesid said kinnitust või ümber lükatud:

• Kokku saamine ühes füüsilises asukohas soosib vahetut suhtlust ja spontaansust. Paljud kiired infovahetused saavad koos viibides teistsuguse vormi ja sära saavad kui videokõnes või tiimi-chat´is. Ühises ruumis (ei pea olema tingimata kontor) olemine tugevdab tiimi sünergiat, mida pikaaegne distantsilt suhtlus võib murendada. Vahetul mõttevahetusel on suur väärtust, mis võimendab koostööd.
• Selged kokkulepped vältimaks koosolekuteralli stressi. Kui ajurünnakud ja tiimikohtumised toimuvad füüsiliselt koos olles, sünnib neist sageli rohkem väärtust. Küll aga tuleb tähelepanu pöörata koosolekukultuurile. Kui kohtumised on kontoris, tuleb jälgida, et need ei läheks üle aja, oleks hetk ruumi õhutamiseks ja koristamiseks ning inimestel jääks aega ühest ruumist teise liikumiseks ja hingetõmbepausideks. Ka andis meie kogemus kinnitust, et koosolekute kindel struktuur ja eesmärk suurendavad nende efektiivsust ning kokkusaamine ei muutu niisama jutuvadinaks.
• Kontorisuhtluse etikett vajab ajakohastamist. Teisalt jällegi on oluline ka kontorietikett ja suhtlushügieen. Kui vahetut lävimist on rohkem, tuleb kokku leppida, millal võib keskendunud töötegijat kõnetada, kas selleks on konkreetsed tingmärgid, sisse seatud vaikne töötsoon jne. Ka kontor peab võimaldama soovi korral individuaalse töö tegemist.
• Inimestele meeldivad ja inimesi häirivad erinevad asjad. Nii, nagu kodud erinevad kui öö ja päev, on töötajatel seinast seina ootused kontoritele. Näiteks müral ja müral on vahe. Mõnda segab liikluslärm tänaval, teist taustamuusika, kedagi aga jutusumin või linnulaul kevadisel ajal. Seetõttu on tööandjana väljakutse leida parimad võimalused selleks, et töökeskkond oleks võimalikult sobiv erineva tööviisiga inimestele.
• Rohkem hoolivust töökaaslaste suhtes. Hea koostöö aluseks on hooliv suhtumine teistesse. Pandeemiaajastu muutis meie hoiakuid ja käitumisharjumusi tõbisena tööl käimisele. Need ei tohiks ununeda ka praeguses töökeskkonnas. Kui kokkusaamisi on rohkem, siis kehtib jätkuvalt vaikimisi reegel, et nohuse ninaga ei ole teiste suhtes aus ühisesse tööruumi tulla. Selle asemel saab teha tööd kodukontoris, kui muidugi enesetunne lubab. See on paindlike tööviiside suur eelis, mida hübriidtöös pakub.

Kokkuvõttes on sellised eksperimendid ehk kogemuse loomised hea võimalus ootused, eeldused ja kartused päriseluga silmitsi panna, kuidas on mõistlikum edasi minna. Paratamatult on muutustega seotud ka inimlikke hirme või eelarvamusi.

Näiteks, kas kontorisse saabudes jagub piisavalt töölaudu, kas tööle tulles algab üks suur koosolekuteralli jne. Meie jaoks andsid intensiivsemad koostöötamise nädalad teadmise, et paljud kartused ei realiseerunud. Samas saime parema ülevaate kitsaskohtadest ja võimaluse töötingimusi parendada. Oluline on lasta asjadel juhtuda ehk praktiseerida, et mõista, mida tegema peame, et koostöö oleks parim.

Neli soovitust hübriidtööd soosivatele organisatsioonidele

• Hübriidtöö on orgaaniline töövorm, mis vajab järjepidevust. Kokkulepped peavad olema nii hästi seatud ja inimestele kasutoovalt üles ehitatud, et need toimiksid.
• Töötajaid tuleb kaasata. Tippjuht või personalijuht ei saa öelda, kuidas on õige või vale. Vastutus, kuidas oma tööaega jagada, peaks algama tiimidest.
• Kokkulepped ja füüsiline keskkond peavad toimima tandemina ja üksteist toetama.
• Kokkusaamisel peab olema mõte ja see väärtus tuleb enda tiimis üles leida. Viimase peal kontorist on vähe kasu, kui õhku jääb küsimus, mida me seal koos teeme, peale selle, et töökaaslasi näeb tihedamini.