Sisuturundus
Kuidas mõõta ja parandada arveldusprotsesside efektiivsust?
26. märts 2024, 10:54
Lihtne on väita, et protsesside automatiseerimine ning üleminek digitaalsetele arvelahendustele toob kaasa efektiivsuse. Eriti tänapäeval, kui suur osa ettevõtetest on juba osaliselt või täies mahus masinloetavatele arvetel üle läinud. Ent kas seda kasu saab ka reaalselt mõõda ja muudatuse tasuvust hinnata?
Nutikaid arvelahendusi pakkuv Finbite kinnitab, et nende klientide sõnul saab õigeid mõõdikuid ja näitajaid kasutades väga hästi mõõta arveldusprotsesside digitaliseerimisest saadavat kasu ja kulude kokkuhoidu. Üleminek e-arvetele ja pdf-arvete digiteerimisele annab ettevõttele võimaluse suurendada raamatupidamisega seotud töövoogude efektiivsust ja seeläbi parandada äritegevuse tulemusi. Digitaalsete arvelahenduste kasutuselevõtt ei tähenda ainult kulude vähendamist, vaid aitab liikuda paindlikuma töökorralduse ja jätkusuutlikuma ettevõtluse suunas.
Digitaalsel kujul arved pakuvad võrreldes traditsiooniliste meetoditega, nagu e-kirjaga saadetavad PDF-arved ja paberarved, märkimisväärset kokkuhoidu ja võimalusi protsesside automatiseerimiseks. Alates andmesisestusest kuni kinnituste kogumise ja kulukohtade määramiseni. Paljud ettevõtted on selle juba omaks võtnud ning saavutanud teatava konkurentsieelise. Kuid milles see väljendub? Selliste muudatuste mõju hindamise oluliseks osaks ongi mõõdetavad tulemused, mis põhinevad KPIdel (Key Performace Indicator).
Peamised näitajad, mida ettevõtted raamatupidamisprotsesside efektiivsuse mõõtmiseks kasutavad
Rahaline kulu arve kohta. Mõõtke iga arve töötlemise keskmist kulu, et hinnata kokkuhoidu ühe arve pealt. Pidage silmas protsessis osalevate inimeste arvu, nende töötasu, arhiveerimise kulusid jne.
Kulutatud aeg arve kohta. Jälgige arvete töötlemisele kuluvat aega, tuues esile automatiseerimise abil tekkinud kokkuhoid. PDF-arvete käsitsi töötlemine, sealhulgas e-kirjade saatmine ja andmete sisestamine, kinnitamine, kontroll ning arhiveerimine, kulutab asjatult töötajate väärtuslikku aega ja ettevõtte ressursse.
Töödeldud arvete hulk ühe täistööajaga töötaja kohta. Hinnake oma töötajate produktiivsust, analüüsides töödeldud arvete hulka ühe töötaja kohta. E-arved ühtlustavad kogu arveldusprotsessi, automatiseerides selle saatmisest kuni arhiveerimiseni. See mitte ainult ei suurenda raamatupidamisprotsesside efektiivsust, vaid vähendab ka arvetega seotud tööjõu- ja halduskulusid.
Töötajate rahulolu tase. Jälgige töötajate rahulolu, et hinnata e-arvete mõju töörahulolule ja motivatsioonile. Inimestel on rohkem aega keskenduda oma peamistele tööülesannetele, mis annavad ettevõttele lisaväärtust.
Debitoorse võlgnevuse käibevälde (Days Sales Outstanding, DSO). Hinnake arvete konversiooniperioodi, mis näitab keskmist nõuete laekumise aega. Eesmärgiks on kiirem arvete tasumine. Mida kiiremini jõuavad digitaalsed arved süsteemi, seda kiiremini need tasutakse.
Tasumisele kuuluvate arvete otsekäsitlusmäär. Mõõtke nende arvete protsentuaalset osakaalu, mida saab töödelda käsitsi sekkumata. See näitab tööprotsessi tõhusust.
Vigade parandamisega seotud kulu. Hinnake ajakulu ja tekkinud vigade esinemissagedust. Selle alusel saab hinnata andmete täpsuse ja usaldusväärsuse paranemist. Paraku tekib PDF-arvetelt andmete käsitsi sisestamisel vigu, mis põhjustavad aruandluses ebatäpsusi ning toovad kaasa parandustega seotud lisakulutusi.
Vähenenud CO2 heitkogused. Tooge esile e-arvete keskkonnaalased eelised, arvutades paberipõhiste arhiveerimisprotsesside ja suurte PDF-failide säilitamisega seotud süsinikdioksiidi heitkoguste vähenemist. Lisaks paberile säästab digiarhiiv kontoriruumi, dokumentidele on mugav ja kiire ligipääs olemas igal ajal ning samas on tagatud andmebaasis olevate dokumentide turvalisus.
Parem andmekvaliteet ja täpsus. Üks sageli tähelepanuta jäetud e-arvete eelis on andmete kvaliteedi paranemine. Arvete digiteerimine või e-arvete ühest raamatupidamissüsteemist teise saatmine tagab andmete täpsuse, mis aitab langetada täpseid finantsotsuseid reaalajas. Määrake kindlaks potentsiaalne kulude kokkuhoid või tulu saamise võimalused, analüüsides, mida toob kaasa korrektne ja ajakohane andmete liikumine.
Kõik arvutis olevad arved ei ole e-arved!
Arvutis olevad arved on erinevad, näiteks on olemas PDF-formaadis arved, digiteeritud arved ja e-arved.
PDF-arve on traditsioonilise paberarve elektrooniline versioon, mis koostatakse Excelis või raamatupidamisprogrammis, salvestatakse PDF-formaati ja edastatakse e-kirjaga. Neid saab küll elektrooniliselt edastada ja säilitada, kuid nende töötlemine ja haldamine toimub suures mahus käsitsi.
Digiteeritud arve tähendab, et PDF-dokument viiakse masinloetavasse standardiseeritud formaati, millel olev info ühtib e-arvete süsteemiga ning on raamatupidamistarkvarale arusaadav. Kui muidu sisestab raamatupidaja arve käsitsi programmi, siis digiteeritud arve puhul seda tegema ei pea ning arve on pärast automaatset digiteerimist kohe raamatupidamistarkvaras olemas. Digiteerimine annab võimaluse muuta arvetega seotud töövood automaatseks, vähendada käsitööle kuluvat aega ja suurendada finantsandmete täpsust.
E-arve ehk elektrooniline masinloetav arve on digitaalsete arvelduslahenduste aluseks. Kogu edastuse ja töötlemise protsess on automatiseeritud, mistõttu pole neid vaja tarkvarast eksportida ja e-posti teel edastad, samuti jääb vahele digiteerimise protsess. Arve jõuab müüja majandustarkvarast ostja omasse hetkega ning on kohe valmis töötlemiseks. Tulemuseks on kulude kokkuhoid, kiirem maksete laekumine ja täpsemad andmed. Eestis on e-arvete esitamise ja vastu võtmise kohustus kõigil riigiasutustel ja avaliku sektori ettevõtetel. See tähendab, et e-arve esitamise ja ka vastu võtmise võimekus peab olema kõigil Eesti ettevõtted, kes arveldavad riigiasutuste ja avaliku sektori ettevõtetega.
Kui avalik sektor on juba aastaid tagasi üle läinud täielikult e-arvetele, siis paljud eraettevõtted kasutavad just masinloetavaid e-arveid ja pdf-arvete digiteerimist paralleelselt. Võttes kasutusele e-arved ja arvete digiteerimise, väheneb oluliselt inimsekkumise vajadus arvete halduse protsessis. See säästab aega, raha ja vähendab inimlike vigade tekkimise riski. Erinevate uuringute tulemusel on selgunud, et üks digitaalsel kujul arve aitab säästa 30 minutit väärtuslikku tööaega ja kuni 3€.
Finbite OÜ eesmärk on nutikate lahenduste abil vähendada klientide finantsprotsessidele kuluvat aega ja raha. Ettevõte panustab igapäevaselt rohkem kui 4000 ettevõtte raamatupidamise nutikamaks, säästlikumaks ja mugavamaks muutmisesse. Baltikumi turuliidrina pakub Finbite OÜ paindliku ja nutikat kõik ühes keskkonda nii alustavatele väike- kui ka arenevatele suurettevõtetele, mis aitab kokku hoida aega ja raha ning teha targemaid finantsotsuseid.
Soovid oma raamatupidamise ja arveldusprotsesside efektiivsust parandada? Broneeri tasuta konsultatasioon Finbite spetsialistiga, et leida endale sobivaim lahendus või saada päring Finbite kodulehelt.