/nginx/o/2021/03/04/13662113t1h56a3.png)
/nginx/o/2024/01/16/15832742t1h90d2.jpg)
Äri tegemine muutub üha digitaalsemaks ning raamatupidamine peab sellega sammu pidama. Raamatupidamist digitaliseerides saab ettevõtte juht otsustamiseks vajaliku info finantsseisu kohta kiiremini kätte ning töötajate aega saab rohkem suunata sinna, kus luuakse lisaväärtust, räägivad Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse äriliini juht Erje Mettas ning raamatupidamise ja finantsnõustamisega tegeleva Klaar.me tegevjuht Liis Laanesaar ja projektijuht Mari-Liis Kikas.
«Aeg on raha ja inimesed väärtustavad oma aega tänapäeval väga palju – ei taheta enam teha mõttetuid liigutusi,» sõnab Klaar.me tegevjuht Liis Laanesaar.
Digitaliseerimisel mängivad suurt rolli ka pangad ning hetkel ongi just pangandussektor üks suuremaid raamatupidamise digitaliseerimise ja automatiseerimise eestvedajaid. «Täna on pangandussektor olnud väga tugev eestvedaja ning kõik suuremad universaalpangad Eestis on ära teinud liidestused raamatupidamistarkvaradega ja on võimalik väga mugavalt saata makseid raamatupidamisprogrammist panka ja samamoodi panga väljavõtteid otse raamatupidamistarkvarasse,» räägib Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse äriliini juht Erje Mettas.
See tähendab, et enam ei pea tegelema maksefailide üles-alla laadimisega erinevate programmide vahel. Mettase sõnul on nende reaalelulised testid näidanud, et ühe palgafaili eksportimine raamatupidamistarkvarast ja importimine internetipanka võib olenevalt faili suurusest võtta aega 10 minutit. Kuna selliseid failide käsitsi liigutamisi on ettevõtetes palju, siis näitavad arvutused, et mõned firmad võivad otseliidestuste kasutamise ja automatiseerimisega võita aastas terve kuu raamatupidaja tööajast.
Digitaliseerimise üheks suurimaks eeliseks on kiirus
«Ettevõtte juhtide jaoks on vajalik saada informatsiooni võimalikult kiiresti ja vahetult, et omada ülevaadet oma rahavoogudest ja vajadusel kriisiolukordades otsuseid teadlikult vastu võtta,» ütleb Klaar.me projektijuht Mari-Liis Kikas. Ta rõhutab, et tänapäeval toimuvad protsessid kiiresti ning ka otsused peavad selle tempoga sammu hoidma.
«Me kõik tahame tänases maailmas teha võimalikult kiiresti oma erinevaid äriotsuseid. Meil on vaja infot võimalikult kiiresti, ideaalses maailmas reaalajas,» sõnab Kikas. «Tänapäeval ei ole see okei, et ma saan enda ettevõttega seotud info alles järgmise kuu 20. kuupäeva paiku. See on juba hilja ja ma olen ajast maas selleks ajaks,» lisab ta.
Erje Mettas Coop Pangast toonitab, et ettevõtjate jaoks on raamatupidamise digitaliseerimine oluline samm, kuna viimaste aastate kriisid on näidanud, et kõige paremini saavad hakkama just need, kes oma protsessid on üle vaadanud ja tagatoa korda teinud.
See on hea võimalus ka nendele ettevõtetele, kelle äri kõige aktiivsemalt ei lähe, et täna oma tegevused ära automatiseerida ning seeläbi saavutada kokkuhoidu ja olla valmis paremateks aegadeks, leiab Mettas.
Peamine probleem hetkel on see, et finantsprotsessi juures ei mõelda läbi suuremat pilti ning süsteemi tervikliku automatiseerimise asemel keskendutakse vaid ühele väikesele lahendusele, mistõttu võib kogu protsess päeva lõpuks minna ebaefektiivseks, räägib Laanesaar. «Automatiseerimise suur väärtusloome tekib siis, kui me ettevõtte üleselt ikkagi vaatame kõik automatiseerimise võimalused ära ja siis hakkame samm-sammult liikuma ja arendama,» lisab ta.
«Me ikkagi soovitame vaadata ettevõtet ja selle äriprotsesse tervikuna, sest üldjuhul saab seal paljude erinevate protsesside vahel luua sünergiat. Kindlasti tasuks analüüsida, kas kellegi töövoos on tegevusi, mis nõuab väga palju käsitööd ning kas kusagil tekib mingi ajaline nihe, mis tekitab pudelikaela,» lisab Kikas
Kõige suurema võidu annab arvete süsteemi korda saamine
Kõige suurema digiteerimisväärtusega on ostuarvete protsess. Seal on seni toimunud suurem liikumine elektrooniliselt saadetavate PDF arvete suunas, aga järgmine suurem samm on e-arved, kus ajakulu sisuliselt polegi, sest kogu andmete töötlus toimub sekundiga, ütleb Laanesaar.
Kuigi Eesti on e-riik ja tehnoloogia areneb siin kiiresti, jääme me paljudele teistele riikidele digitaliseerimis- ja automatiseerimismaailmas alla. Peamiseks probleemiks on see, et riik ja suuremad ettevõtted ei tõmba meid selles suunas kaasa. Täna kasutab Eestis pangaliidestusi Mettase sõnul vaid umbes 20% ettevõtetest. Veelgi drastilisem on seis e-arvetega, kus näiteks naaberriigis Soomes on nende osakaal 70%, aga Eestis ulatub e-arvete osa vaid 6-7%-ni, toob ta võrdluseks välja.
Soomes on seda üleminekut toetanud nii riik kui ka suuremad ettevõtted. «Suuremad ettevõtted ütlesid oma tarnijatele, et kui te tahate meile tavalist PDF arvet väljastada, siis me maksame teile vähem. Ehk siis jõuga viidi see sisse, ettevõtjad ja riik panid seljad kokku ning on saavutatud väga hea tase,» näitlikustab Mettas.
Nii toob Coop Panga esindaja välja, et kui 2019. aastast on võimalik riigile esitada üksnes e-arveid, siis nüüd võiksid ettevõtjad sarnase sammu peale mõelda. Samal ajal peaks riik pakkuma ettevõtjatele tuge ja kogemusi, kuidas seda oleks võimalik mugavalt teha ning et see teenus oleks kõikidele ettevõtetele kättesaadav ja taskukohane.
Euroopa Liit on seadnud eesmärgiks 2028. aastast või hiljemalt 2030. aastast muuta e-arvete esitamine kohustuslikuks üleliiduliselt, mis tähendab, et ühel hetkel on igal ettevõttel vaja see digitaliseerimise samm ära teha.
Alusta kaasajastamist läbi suhtluse partneritega
Ennekõike tuleks mõelda põhiprotsesside ehk müügi, ostu ning raha digitaliseerimise ja automatiseerimise peale. Selleks peaksid olema pangad liidestatud, ostuarved liikuma digitaalselt, müügiarveid tuleks teha võimalikult automaatselt. «Et kui on korduvad müügiarved, siis seda väljastab tarkvara , mitte, et keegi vajutab kuskil nuppu ja iga kuu 200 arvet täpselt samas summas kogu aeg saadab välja – seda saab tarkvaraga lahendada,» räägib Laanesaar.
Kikas lisab, et kui näiteks mõni ärijuht tunneb, et ta ei saa piisavalt palju informatsiooni kätte raamatupidamisest või finantsaruandlusest, et saada selget pilti, kuidas ettevõttel läheb, siis tuleks protsessidesse sisse vaadata ja teha kindlaks, kus saab elu paremaks teha.
«Mina soovitan, et suhtle oma pangaga, suhtle enda raamatupidamistarkvara ettevõttega ja ma arvan, et sealt saab väga palju häid soovitusi, ilma, et võib-olla esialgu kohe tormata endale päris täisauditit või konsultanti võtma protsesside automatiseerimiseks. Aga kui juba tunned, et tahad suuremalt digitaliseerimise ette võtta, siis Eestis on väga häid näiteid ja sellele spetsialiseerunud ettevõtteid, kes aitavad kogu protsessi tükkideks võtta ja suurt pilti näha, et kõik ettevõtte erinevad protsessid läbimõeldult üle vaadata,» lisab Mettas.