Sisuturundus
Mis on digiallkirjastamise portaal ja kuidas see sinu ärile kasuks tuleb?
30. november 2022, 15:59
Ettevõtted on viimastel aastatel pidanud kokku puutuma mitmete väljakutsetega ning sama trend paistab jätkuvat 2023. aastal. Paratamatult avaldab see mõju ka organisatsioonide toimimisviisidele. Selleks, et ellu jääda ja konkurentsis püsida, peavad ettevõtted olema paindlikud ja kohanemisvõimelised. Need protsessid ja tööriistad, mis toimisid 5–10 aastat tagasi, suure tõenäosusega enam täna ei tööta. Pakkumaks klientide pidevalt kasvavatele ootustele vastavaid teenuseid, on oluline vahetada aegunud töömeetodid nüüdisaegsete digitaalsete lahenduste vastu.
Suur osa ettevõtteid allkirjastab igapäevaselt lepinguid partnerite, töötajate või klientidega. Tihti tuginetakse seda tehes tüütule ja ajamahukale meetodile – allkirjastatud dokumente edastatakse üksteisele manuaalselt e-kirja teel.
Lisaks sellele, et tegemist on aeganõudva protsessiga, kaasneb ka turvarisk. Esiteks ei ole mingit garantiid, et dokument ei satu sel viisil kolmandate isikute kätte. Samuti tuleb aeg-ajalt ette olukordi, kui e-posti aadressi sisestades tehakse viga ning dokument läheb hoopis valele adressaadile.
Milline on tänapäevane alternatiiv? Selleks, et vabaneda digiallkirjastatud dokumentide manuaalsest jagamisest, lihtsustada allkirjade kogumist ja hoiustada kõiki digiallkirjastatud dokumente turvaliselt ühes kohas, soovitame võtta kasutusele digiallkirjastamise portaali.
Allpool tutvustame lähemalt Dokobiti digiallkirjastamise portaali võimalusi ja eeliseid.
Kuidas käib Dokobiti portaalis dokumentide allkirjastamine?
Dokobitiga käib allkirjastamine ja allkirjade kogumine väga lihtsalt: lae dokument portaali üles ja jaga seda soovitud inimestega. Järgmisena saadab portaal osapooltele automaatsed teavitused. Pärast lingile klikkimist tuleb end autentida (juhul kui dokumendi omanik ei ole valinud dokumendi jagamist autentimata kasutajale). Seejärel saab allkirja anda vaid mõne klikiga, kasutades kõige sobivamat digiallkirjastamise vahendit (näiteks Smart-ID-d, Mobiil-ID-d või ID-kaarti).
Jälgi allkirjastamise protsessi reaalaajas
Üldiselt on ettevõtte dokumentide hulk nii suur, et eraldi igal failil silma peal hoidmine võib osutuda pea võimatuks. Selleks, et oleksid kõige dokumentidega toimuvaga siiski kursis, pakub Dokobiti portaal reaalajas ülevaadet allkirjastamise staatusest. See tähendab, et sul on võimalik näha kõiki tegevusi, mida teised kasutajad on dokumendiga teinud ning seda, millised dokumendid on allkirjastatud ja millised ootavad veel allkirja või kinnitust.
Säilita dokumente organiseeritult ja turvaliselt
Dokumendid on võimalik sorteerida kategooriatesse, kust neid on hiljem lihtne üles leida. Kategooriaid on võimalik jagada ka teiste kolleegidega ning olla seeläbi kindel, et kõigil asjassepuutuvatel isikutel on failile igal ajal ligipääs.
Kõik dokumendid säilitatakse Dokobiti portaalis turvalises keskkonnas, kuhu kõrvalised isikud juurde ei pääse. Dokumente saab oma vaatelt kustutada ainult kasutaja ise. Seetõttu võid olla kindel, et sinu allkirjastatud dokumendid on kindlalt ühes kohas ja ei kao kuhugi, kui näiteks arvutiga peaks midagi juhtuma.
Allkirjasta piiriüleseid lepinguid lihtsalt ja turvaliselt
Tänapäeval pakuvad paljud ettevõtted oma teenuseid erinevates riikides. Samuti on mitmed Eesti firmad asunud värbama üha enam rahvusvahelisi kaugtöötajaid. Kõige selle tõttu on sagenenud vajadus piiriüleste e-allkirjade kogumiseks.
Digiallkirjastamise portaal võimaldab allkirjastada dokumente inimestega mitmelt poolt maailmast. Portaalis on toetatud erinevad elektroonilised identiteedid, mis on seaduslikult siduvad ja aktsepteeritud kogu Euroopa Liidus.
Samuti pakub Dokobit videopõhise tuvastamise käigus väljastatud ühekordse kvalifitseeritud sertifikaadi abil kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimalust. See tähendab, et dokument on võimalik allkirjastada kõrgeima taseme allkirjaga ka neil inimestel, kel ühel või teisel põhjusel puudub kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimekusega digitaalse identiteedi vahend, kuid on olemas kehtiv isikut tõendav dokument ja telefon ning ligipääs arvutile ja heale internetiühendusele.
Dokumente saab allkirjastada endale sobivas vormingus. Rahvusvaheliseks allkirjastamiseks sobivad hästi PDF ja ASiCe, kuid samuti on toetatud mitmed siseriiklikud formaadid (näiteks Eesti BDoc, Läti EDoc ja Leedu ADoc). Videopõhist autentimist on võimalik kasutada üksnes PDF-failis dokumendi allkirjastamiseks.
Otsusta ise, kas allkirjastajal on vajalik end autentida või mitte
Dokumenti allkirjastamiseks jagades saab ise otsustada, kas allkirjastajal tuleb end mõne digitaalse identiteedi vahendi abil tuvastada. See on eriti turvaline variant tundliku sisuga dokumentide jagamiseks ja hea alternatiiv krüpteerimisele, mis eeldab mõlemalt poolelt, nii saatjalt kui saajalt, Eesti ID-kaardi ja spetsiaaltarkvara kasutamist.
Eriti lihtsaks allkirjade kogumiseks saab aga võimaldada allkirjastamise autentimata kasutajatele. See tähendab, et allkirjastamise kutse saanud isikul ei ole vaja Dokobiti portaali kontot luua ega sisse logida. Kuna allkirjastamisprotsess on seeläbi nii kiire, et allkiri on võimalik anda vaid paari klikiga, aitab see pakkuda klientidele ja partneritele veelgi kõrgetasemelisemat kasutajakogemust.
Soovid võimaldada digiallkirjastamist ettevõtte enda platvormil?
Dokobit pakub ka mitmeid ettevõtte enda infosüsteemi integreeritavaid lahendusi – nii digiallkirjastamiseks, allkirjade kogumiseks, autentimiseks kui digitembeldamiseks.
Kui soovid tutvuda lähemalt kõigi Dokobiti pakutavate teenustega, saad seda teha aadressil www.dokobit.ee. Selleks, et leida sinu ettevõtte vajadustele kõige sobivam lahendus, võta julgelt ühendust Dokobiti kohaliku kasutajatoega aadressil