Kommunikatsiooniaudit – kellele ja milleks

Copy
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.

Kommunikatsiooniaudit on kõigile turunduse ja suhtekorraldusega lähemalt kokku puutuvatele inimestele tuntud sõna. Samas jääb nii mõnigi hätta selle sisu ja eesmärkide defineerimisega. Millal seda tegema peaks? Mis kasu sellest tõuseb? Kuidas seda tehakse? Need on küsimused, millele vastamine aitab kommunikatsiooniauditi asetada oma kohale aktiivse ettevõtte uuringute arsenalis.

Kommunikatsioonitegevuse auditeerimine on mahukas projekt. Tavaliselt tähendab see erinevate uuringumeetodite kombineerimist eesmärgiga saada ülevaade senise teabevahetuse efektiivsusest. Parima tulemuse saamiseks rakendatakse nii kvantitatiivseid (ankeetküsitlused) kui kvalitatiivseid (intervjuud ja fookusgrupid) meetodeid ning kontentanalüüsi (meediakajastuste analüüs).

Vaatluse alla võetakse organisatsiooni toimimise seisukohalt olulised grupid, näiteks koostööpartnerid, kliendid, potentsiaalsed kliendid ja meedia. Valmis dokument annab nii üldise kui ka grupipõhise vastuse püstitatud küsimustele.

Mida uurib kommunikatsiooniaudit?

Kommunikatsiooniauditiga saab vastuse teabevahetusega seotud põhiküsimustele, näiteks:

  • Missugune on auditi sihtrühmade üldine hinnang kommunikatsioonitegevusele? Kas praegune teabevahetus vastab siht- ja sidusgruppide ootustele? 
  • Kas organisatsiooni esitatav info on hästi komplekteeritud ja arusaadav? 
  • Milline info liigub hästi ja milline halvasti? 
  • Millised kommunikatsioonikanalid töötavad kõige paremini? Milliste kanalite kaudu saadetud info jõuab kõige paremini adressaadini?
  • Kuidas hinnatakse trükiseid, veebi, uudiskirju, artikleid jne? 
  • Millistest kanalitest soovitakse enam infot saada? Kuhu võiks rohkem energiat suunata? 
  • Kuidas hinnatakse infovahetuse kiirust? 
  • Milline on organisatsiooni imago? Milliseid samme peaks astuma, et ideaalile lähemale jõuda? 
  • Milline on kõneisikute tuntus? Kas organisatsiooni nähakse autoriteetsena?

Sellesse loetelusse võib veelgi punkte lisada.

Tähele tasub panna ka seda, et kommunikatsiooniauditi tulemused on samade uurimismeetodite korral ajas võrreldavad ja pakuvad turunduse või avalike suhetega tegelevatele inimestele väärtuslikku informatsiooni. Seetõttu tasubki nii suure projekti raames vaadelda mitut teemat korraga, sest nii saavad kommunikatsioonivaldkonnas töötavad inimesed regulaarset tagasidet oma igapäevastele pingutustele.

Auditi tähtsaim osa on selged soovitused, kuidas parandada senist infovahetust ning mida pidada silmas organisatsiooni maine parandamisel. Auditi koostajad esitavad omapoolse visiooni, mida tellija võiks järgnevalt ette võtta.

Isetegemine vs teenuse tellimine

Kommunikatsiooniaudit on objektiivne hinnang organisatsiooni teabevahetusele ja mainele. Seetõttu on soovitatav selle tegemiseks kaasata asjatundjad väljastpoolt ettevõtet. Ühest küljest toob see endaga kaasa arvestava kulu ja on enamasti kallim kui määrata samale tööle mõni töötaja. Teisalt teeb teenuse ostmise korral kommunikatsiooniauditi neutraalne töögrupp, uuringute tegemine on kallutamata ning esitatavad soovitused erinevad senisest vaatenurgast. Neutraalse töögrupi lisaboonuseks on vastajate suurem avatus, kuna probleemidest räägitakse (anonüümselt) inimestega, kes ei ole igapäevased töökaaslased, konkurendid või töökoha üle otsustajad.

Kommunikatsiooniauditeid teevad võimekamad kommunikatsioonibürood. Võimalusel tasub nende hulgast eelistada neid, kes teevad kvalitatiivse osa (süvaintervjuud või fookusgrupid) ise. Kogu uurimisprotsessi sisseostmine mõnest uuringufirmast võib jätta tulemuse pinnapealseks, sest sealsed andmekogujad ei ole ega peagi olema kommunikatsioonieksperdid.

Sagedus

Küsimusele, kui tihti peaks oma teabevahetust auditeerima, ühest vastust ei ole. Mitmed suuremad organisatsioonid teevad seda igal aastal. See võimaldab pidevalt sõltuvalt tulemustest korrigeerida kommunikatsioonitegevuse suunda.

Levinud on ka selle projekti teostamine igal kolmandal aastal või veelgi harvem. Üheks lahenduseks on kommunikatsiooniauditi sidumine laiemate strateegilise planeerimise etappidega. Kindla perioodi lõppedes hinnatakse tehtut ning uuritakse, kas püstitatud eesmärgid said täidetud. Samuti leiab auditist vihjeid, kuhu uuel etapil võiks tähelepanu suunata.

Paljuski sõltub auditi tellimine ka rahalistest võimalustest, sest selle nõuetekohaseks tegemiseks kulub omajagu töötunde.

Kommunikatsiooniauditi hind

Sarnaselt tuhandete teiste projektidega sõltub ka kommunikatsiooniauditi hind töömahust ja teostaja hinnapoliitikast. Kaval on küsida alati pakkumist mitmest kohast ning lisaks numbrile tasub tähelepanu pöörata ka pakutavale lahendusele ehk mida ja miks täpsemalt tööplaani kirjutatakse ja mis sellest tellijale kasu on.

Mida saan ma ise teha?

Nagu eelnevalt mainitud, on ise tegemisel nii omad plussid kui ka miinused. Kui otsustatakse siiski see projekt ette võtta, siis võib soovitada järgmist:

  • Vaadake üle meediasuhtlus. Mida olete välja saatnud? Missugune on väljasaadetud info vorm ja hulk? Mida on ajakirjanikud kasutanud? Milline on olnud lugude tonaalsus? Tehke järeldusi. 
  • Paluge mõnel tuttaval või sõbral vaadata üle teie veeb, trükised, uudiskiri, logo, tunnuslaused jne. Tehku kriitikat ja andku soovitusi. Pakutud ideid saate omakorda kellegi kolmanda peal testida ja siis oma järeldused teha. 
  • Uurige koostööpartneritelt, kuidas nad senise infovahetusega rahul on, mida võiks parendada, mis jõudis nendeni õigel ajal ja mis jäi hiljaks, kas teave oli arusaadav ja kompaktne jne. 
  • Võimalusel koguge tagasisidet ka sihtgrupi hulgast (näiteks kliendibaas). Oluline on teada saada, milline on nende hinnang infovahetusele ja kus paiknevad suuremad kitsaskohad.

Koostage kogutud teabest kokkuvõte. Püüdke seda võimalikult objektiivselt analüüsida. Tehtud järeldused aitavad kindlasti parendada teie organisatsiooni kommunikatsiooni.

Nii kommunikatsiooniauditite kui sisekommunikatsiooniauditite (mida selles artiklis ei käsitletud) kohta võib põhjalikumalt lugeda näiteks siit:

http://www.mediaevaluationproject.org/WorkingPaper1.pdf
http://www.sideroad.com/Business_Communication/communications-audit.html  
http://www.strategicconnections.com/resources/articles.asp?ID=yq-0008

Kommentaarid
Copy

Märksõnad

Tagasi üles