Patsiga poiss või IT-teenus?

Tänapäevases ettevõtete IT-süsteemide maailmas on endiselt oluline mõttekoht see, kas palgata firmasse n-ö patsiga poisse või leida endale IT-partner, kes hooldab arvuteid, servereid ja kõike muud hallide kastidega seonduvat.

Strateegiliselt tähtis hoia firmas

Microlinki arendusjuht Märt Ridala selgitab, et see, millist IT-oskust tasub sisse osta ja millist hoida firmas endas, on väga tähtis küsimus. „Selle otsustamiseks on esmalt hea määratleda firma strateegia ning IT osa selles. Juhtimisteooriad õpetavad, et strateegiliselt tähtsad oskused tuleb hoida firmas sees,“ räägib ta.

See osa ITst, mis annab firmale võimaluse strateegiliselt konkurentidest eristuda, tasub tagada enda töötajatega. Ülejäänu võib sisse osta.

Seega see osa ITst, mis annab firmale võimaluse strateegiliselt konkurentidest eristuda, tasub tagada enda töötajatega. Ülejäänu võib sisse osta. Näiteks pangandussektoris võis 20 aastat tagasi lugeda ITd üheks tugifunktsiooniks ja võrdseks näiteks turvalisusega ning seega võis ka kogu IT sisse osta. Tänapäeval on IT ja elektrooniline pangandus enamikule pankadele üks peamisi strateegilisi valdkondi ja seega hoitakse IT strateegiline juhtimine kindlalt panga käes. Küll aga ostetakse sisse ühekordseid töid, näiteks erinevaid IT-projekte, tarkvaraarendust ning samuti seda osa IT haldusest, mis on nii-öelda tarbekaup ehk haldusteenuseid, mis ei võimalda ettevõttel konkurentidest eristuda ja on standardsed. Siia hulka kuuluvad näiteks kasutajatugi, tööjaamade haldus, serverimajutus, serverite ja andmebaaside administreerimine.

Baltika ostab teenust sisse

Baltika Grupi infosüsteemide juht Kaja Olek selgitab, et neil ei ole olnud pikemat aega märkimisväärset IT-osakonda. „Oleme hoidnud koosseisus inimesi, kes oskavad anda kiiret abi meile spetsiifilistes rakendustes, eriti mis on seotud tootmise ja tootmise palgaarvestusega, ning aitavad kiirelt lahendada tehnilisi rikkeid ning pakkuda kiiret hooldust – peakontori kasutajate arvutid, võrguseadmed, printerid,“ selgitab ta.

Baltika Grupp alustas 2006. aastal üleminekut ühtsele ettevõtte ERP rakendusele (Microsoft Dynamics Nav + LS Retail müügiga tegelevates tütarettevõtetes). Enne seda kasutati üksikute serverite majutusteenust eri partnerite juures. Nüüdseks on koondunud Microlinki majutuse ja hoolduse alla kõikide Navile üle läinud jaeturgude ning peakontori ärikriitilisemad serverid. „Meile sobib see, et me ei pea ise tegelema serveri riistvara, hoolduse ja varundusega. Meie käsutuses on toimivad tehnilised lahendused ning kõrgetasemeline tehniline kompetents,“ räägib Olek.

Valdek Alber

Lisaks infrapartnerile ostab Baltika Grupp hooldus-arendusteenust rakenduste müüjatelt-arendajatelt. Nende osakonnas ei tööta Navi arendajaid-programmeerijaid. Tiimis on Navi rakendusjuht, kelle ülesandeks on partneritega suhtlemine, tööde tellimine ja arenduste kooskõlastamine äripoole ja teenusepakkuja vahel.

Miks mindi üle teenusele?

Kaja Oleki sõnul polnud nende ettevõttesse tippspetsialistide palkamine mingist hetkest enam mõistlik. Ühe peamise murena toob ta välja, et spetsialistile poleks neil lihtsalt anda täiskoormust ja too mandunuks nende juures, kuna firmal poleks pakkuda huvitavaid erialaseid projekte, mis teda arendaksid.

Lisaks selgitab Olek, et partneri juures on spetsialistil kasutada häid kolleege kõrvalvaldkondades, kellest on kasu lõppkokkuvõttes ka nende firmale. „Meie ettevõtte põhitegevus on moetoodete loomine, hange ja müük. Juhtkond on alati pooldanud toetavate teenuste outsource’ingut ning on rahul praeguseks kujunenud tasakaaluga,“ selgitab ta.

Kus minu andmed on?

Tihti on IT-teenuse vastuargumendiks klientidel mure, et neil puudub kindlustunne, mis nende andmetega toimub ja kas need on kaitstud. Märt Ridala selgitab, et kui teenusepakkuja äri on klientide andmete hoidmine, siis on ta panustanud ka oma töötajate koolitamisse, töötajate taustakontrolli, töölepingutes vastutuste fikseerimisele ja kontrollimehhanismidele.

„Oma töötajate ja oma ühe raamatupidamissüsteemi puhul võib olla põhjalike turvameetmete ja protseduuride juurutamine ebaotstarbekalt kallis ja aeganõudev. Enamik turvaintsidente tuleb oma töötajate poolt. Statistika on näidanud muide, et kõige ohtlikumad on keskealised mehed juhtivatel töökohtadel,“ lisab ta.

Vastuargument on Ridala sõnul ka hirm, et spetsialistid on kaugel, neid ei saa käsutada ja operatiivselt kasutada igasuguste probleemide lahendamiseks ehk teenus ei ole nii paindlik kui oma töötaja puhul. Vahel arvatakse ka, et teenus on kallim kui oma töötaja palkamine.
IT-teenuseid pakkuva Usesofti kliendihalduri Tauno Lepa sõnul on reageerimiskiirus paljudel tõesti mureks, kuid kaughaldusega on võimalik spetsialistidel samuti suurt osa probleeme väga operatiivselt lahendada.

Lepp rahustab, et turvalisus on teenusepakkuja juures tihti paremini tagatud, eriti kuna väikesel firmal on väga kulukas muretseda tehnika, kus kõik seadme detailid on dubleeritud ja kõik andmed korralikult varundatud. „Teenusepakkuja juures majutamisel jagunevad need kulud paljude klientide peale,“ selgitab ta.

Head ja vead

Kui IT infrastruktuuri hooldus sisse osta:
Plussid
1. Kompetents. Hooldusega tegelevad inimesed, kellel on suured kogemused ning kes pidevalt täiendavad ja uuendavad oma teadmisi.
(Oma töötaja peaks hooldama vähemalt 100 töökohta ja mitu serverit, et talle rakendust leida.)
2. Stabiilsus. Alati on hooldusmees või tema asendaja tagatud.
(Oma töötaja tahab ka puhata või jääb haigeks või saab lihtsalt motivatsioon otsa.)
3. Lepingut saab lühikese etteteatamisega ajutiselt peatada või lõpetada.
(Oma töötajaga töösuhte lõpetamine pole nii lihtne – sõltub muidugi lepingust).
4. Kulud. Teenuse sisseostmine tuleb kindlasti odavam kui oma töötaja koos töökoha, vahendite ja koolitusega. (Umbmäärase arvutuse tulemus ütleb, et umbes 30 töökohaga ettevõtte jaoks moodustab teenuse sisseostmine ligikaudu 1/3 oma töötaja kuludest.)

Miinused
1. Oma IT-meest saab kasutada abina ka muudel töödel. (Mitte alati.)
2. Oma inimene ei jälgi ajakulu ja võib probleemidega põhjalikumalt tegeleda. (Lepinguline hooldaja teeb kähku asja korda ja kaob sama kiirelt, kui tuli.)
3. Reageerimiskiirus. Hoolduslepingud on tavaliselt 2 või 4 tunni reageerimisajaga, oma töötaja aga paari sammu kaugusel.

Kui sisse osta IT infrastruktuur koos hooldusega
Plussid
1. Stabiilsus. Seadmed on oluliselt paremad kui väikefirmal tasub endale soetada.
2. Keskkonna ja ressursi säästmine.
3. Kulud. Sama funktsionaalsuse ja stabiilsusega süsteemi ehitamine ja hooldamine on kulukam.
4. Paindlikum. Firma kasvades või kahanedes ei teki erilisi lisakulusid. Oma seadmete vahetamine on väga kulukas.

Miinused
1. Kliendil võib tekkida usalduse küsimus, sest ta ei tea, kus tema andmed täpselt on ja kes nendele ligi pääseb.
2. Kõik munad ühes korvis. Täielik sõltuvus IT-partnerist.
Allikas: Tauno Lepp, Usesoft