Kuidas kiirelt ja mugavalt piiriüleseid lepinguid allkirjastada?

Foto: Shutterstock

Tänapäeval leidub vähe ettevõtteid, kellel poleks mitte mingit kokkupuudet välisriikidega. Olgu selleks siis muude riikide töötajate värbamine või tehingud piiriüleste klientide ja partneritega.

Sellest tulenevalt puutume üha sagedamini kokku vajadusega allkirjastada leping või mõni muu dokument rahvusvaheliselt. Et kogu protsess probleemivabalt kulgeks, on olulised nii kaasaegsed töövahendid kui teadmised erinevates riikides kasutusel olevatest e-allkirjadest.

Riikides on küllaltki suured erinevused

2016. aastast hakkas kehtima eIDAS määrus, mis sätestas nōuded e-tehingute (sh e-allkirjade) piiriüleseks tunnustamiseks. Määruses on välja toodud erinevad e-allkirjade tasemed ja standardid, mida tuleb Euroopa Liidus käsitleda. eIDASe alusel jagatakse e-allkirjad kolmeks: kvalifitseeritud e-allkirjad, täiustatud e-allkirjad ja muud e-allkirjad. Erinevate allkirjatasemete kohta saad täpsemalt lugeda siin.

Ehkki kõik ELi riigid järgivad eIDAS määrust, esinevad selle rakendamisel mitmed erinevused. Eestis on kasutusel vaid kōige kõrgema tasemega e-allkirjad ehk kvalifitseeritud e-allkirjad. Seda liiki allkirju nimetatakse meil ka digiallkirjadeks.

Mujal Euroopas on aga laialt levinud ka madalama tasemega e-allkirjad (täiustatud e-allkirjad ja muud e-allkirjad). Näiteks Põhjamaades piisab allkirja andmiseks sageli vaid allkirja kujutise ekraanile joonistamisest. Esmapilgul võib see küll tunduda mugav ja kiire lahendus, kuid tegemist ei ole kindlasti turvalise e-allkirjastamise viisiga. Selliste allkirjade puhul on hiljem väga raske kindlaks teha, kas allkirja andis tõepoolest väidetav isik. Samuti ei saa madala tasemega e-allkirju kasutada kohtuprotsessides tugeva tõendusmaterjalina.

Muud e-allkirjad võivad sobida ehk mõne saadetise vastuvõtmiseks, kuid mitte oluliste tehingute allkirjastamiseks.

Mida välisriigi kodanikega allkirjastamisel silmas pidada?

Kuna eIDAS määrus ei reguleeri tehingu vormi küsimusi, on liikmesriikidel selles osas suuresti vabad käed.

eIDAS määruses on küll välja toodud põhimõte, et ühtegi e-allkirja ei tohi tunnistada juriidiliselt kehtetuks ainuüksi sellepärast, et see on elektroonilisel kujul. Siiski tuleks juhtudel, kui dokument on vaja allkirjastada mõne välisriigi kodanikuga, tähelepanu pöörata selle riigi seadusandlusele, mis antud tehingule kehtib, kuna see võib Eestiga võrreldes suuresti erineda.

Esimesena tulekski alustada sellest, et selgitada välja millise riigi seadus lepingule kohaldub ja milline on seadusega nõutav tehinguvorm. Tehinguid saab teha näiteks kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (omakäeline allkiri ei ole vajalik), kirjalikus vormis (vajalik on omakäeline allkiri) või elektroonilises vormis (tehing on elektrooniliselt allkirjastatud ja vastab kirjalikule vormile).

Juhul kui tehingu vormi seadusega ette ei ole nähtud, võivad osapooled selles ise kokku leppida.

Millise tasemega e-allkiri piiriülesel allkirjastamisel valida?

Kui tehingu vorm (või poolte kokkulepe) näeb ette, et dokument tuleb allkirjastada kvalifitseeritud e-allkirjaga, siis ettenähtud nõuetest madalama tasemega allkirja dokumendile lisada ei tohi.

Kui aga tehingu puhul on nõutud näiteks täiustatud e-allkiri, võib dokumendi allkirjastada nii täiustatud e-allkirja kui ka sellest tugevama tasemega allkirja ehk kvalifitseeritud e-allkirjaga. See tähendab, et e-allkiri peab alati vastama minimaalselt ettenähtud nõuetele.

Võimalusel soovitame dokumendile lisada alati kõige kõrgema usaldustasemega e-allkiri ehk kvalifitseeritud e-allkiri. Seda tüüpi allkirjal on käsitsi kirjutatud allkirjaga samaväärne õiguslik toime ning seda on peaaegu võimatu võltsida.

Juhul kui lepingu allkirjastamisega seotud nõuded jäävad siiski segaseks, on mõistlik hilisemate probleemide vältimiseks konsulteerida mõne kohaliku juristiga.

Muuda piiriülene allkirjastamine võimalikult sujuvaks

Mugavat ja turvalist lahendust piiriüleste lepingute sõlmimiseks pakub Dokobit. Dokobiti portaalist leiad kõik, mida rahvusvaheliseks e-allkirjastamiseks vaja läheb:

● Erinevad elektroonilised identiteedid – Dokobit toetab kogu Euroopa Liidus seaduslikult siduvaid ja aktsepteeritud elektroonilisi identiteete, alates riiklikest ID-kaartidest kuni kiipkaartide ja USB tokeniteni. Dokobit on pidevalt laienemas veelgi rohkematesse riikidesse.

● Rahvusvahelised dokumendiformaadid – portaali üles laadides on kliendil endal võimalik valida, millised vormingus ta dokumenti allkirjastada soovib. Toetatud on kõik enamlevinud dokumendiformaadid nagu PDF, ASiCe, BDoc, EDoc ja ADoc.

● Kvalifitseeritud valideerimisteenus – kui allkirja on andnud mõne teise riigi kodanik, eriti oluline veenduda dokumendile lisatud allkirjade kehtivuses. Dokobit on eIDAS sertifitseeritud kvalifitseeritud e-allkirjade ja e-templite valideerimisteenuse pakkuja.

● Vastavus rangetele turvanõuetele – Dokobiti vahendusel antud e-allkirjad vastavad kõrgetele eIDAS määrusega seotud nõuetele ning kehtivad kogu Euroopa Liidus. Kõik allkirjastatud dokumendid on kindlustatud võltsimise ja allkirjastamise kuupäeva muutmise vastu.

● Videopõhine autentimine – tahad lepingu allkirjastada kõrgeima usaldustasemega e-allkirjaga, kuid teisel osapoolel puudub selleks vastav eID vahend? Dokobit pakub

videopõhise tuvastamise käigus väljastatud ühekordse kvalifitseeritud sertifikaadi abil kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimalust. See tähendab, et dokumente on võimalik mugavalt e-allkirjastada paljude riikide kodanikega üle maailma.

 

Tutvu Dokobiti lahendustega lähemalt veebilehel www.dokobit.ee või võta lisainfo saamiseks ühendust aadressil [e-mail].