Aja kokkuhoid, kõrgem turvalisus ja palju muud: 5 põhjust, miks võtta kasutusele digiallkirjastamise portaal

Foto: Shutterstock

Digiallkiri on paljude jaoks igapäevane töövahend. Kas oled aga kunagi mõelnud, kui palju manuaalseid samme pead läbima selleks, et mõnele dokumendile kõik vajalikud allkirjad alla saada?

Küllap on paljud sattunud pingelisse olukorda, kus e-kirja teel saadetud kiireloomulist dokumenti peab mitmeid päevi allkirjastatud kujul tagasi ootama. Tihti tuleb hakata isegi allkirju ükshaaval taga ajama ning osapooltele meeldetuletusi saatma. Õnneks on sellele aeganõudvale meetodile tänapäeval olemas ka oluliselt kaasaegsemaid alternatiive.

Siin on 5 põhjust, miks peaksid loobuma e-kirja teel allkirjade kogumisest ning otsustama mugavama ja turvalisema lahenduse – digiallkirjastamise portaali kasuks.

1. Kaasaegsed töövahendid tagavad suurema produktiivsuse

Dokobiti portaalis saad teha kõik digiallkirjastamisega seotud toimingud mugavalt ühes kohas: dokumente üles laadida, digiallkirju anda, teistelt osapooltelt allkirju koguda, automaatseid meeldetuletusi saata ja dokumentide staatust jälgida. Nii on võimalik vabaneda mitmetest ebavajalikest sammudest, nagu suure hulga e-kirjade vahetamine ja dokumentide arvutisse allalaadimine.

2. Turvalisus ennekõike

Tundliku sisuga failide e-kirja teel jagamine ei ole turvaline meetod, kuna sellega kaasneb andmete lekkimise oht. Digiallkirjastamise portaali kasutades saad hoida kõik allkirjastatud failid turvalises keskkonnas, kus need on ligipääsetavad ainult selleks volitatud isikutele. Portaal on ka hea alternatiiv krüpteerimisele, mille puhul peab failide avamiseks alati olema käepärast ID-kaart ja selle lugeja. Dokobiti portaalis saad end tuvastada nii Smart-ID, mobiil-ID kui ID-kaardiga. Selleks, et tagada dokumentide maksimaalne turvalisus, on ​​Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses.

3. Allkirjasta nutitelefonis või tahvelarvutis

Inimesed eelistavad aasta-aastalt järjest enam nutiseadmeid ning on muutunud üha tavalisemaks, et toiminguid tehakse kodu või töökoha asemel hoopis liikvel olles – taksos, lennujaamas või poejärjekorras. Statista tehtud uuring näitab, et 2022. aasta teises kvartalis tuli koguni 58,99% kogu veebiliiklusest nutiseadmetest.

Dokumente saad otse oma nutitelefonist allkirjastada Dokobiti mobiiliäpi abil – kõik, mida rakenduse kasutamiseks vajad, on mobiil-ID või Smart-ID konto olemasolu. Lisaks allkirjade andmisele saab äpis ka teistelt osapooltelt allkirju koguda, digiallkirju valideerida, dokumente üles ja alla laadida ning dokumentide staatust jälgida.

Rakenduse saab tasuta alla laadida Google Play Store’ist või App Store’ist.

4. Säilita faile organiseeritult

Digiallkirjastatud dokumentide allalaadimine ja arvutisse salvestamine toob tihti kaasa palju segadust. Kui dokumenti peaks mõni aeg hiljem uuesti vaja minema, siis võib seda olla keeruline üles leida. Millise nimega see ikkagi salvestatud sai? Võib-olla jäi hoopis mälupulgale või mõne kolleegi arvutisse? Ei tasu ka unustada võimalust, et kui sinu arvutiga peaks midagi juhtuma, võid sinna salvestatud olulistest dokumentidest ilma jääda.

Ka digiallkirjastatud dokumentide pilves hoiustamisel on omad miinused. PDF-failis dokumente saab küll otse pilves avada, konteinerformaadis (näiteks ASiCe ja Bdoc) dokumentidega aga asi nii lihtne ei ole – dokumendi sisu nägemiseks tuleb fail siiski arvutisse alla laadida ja spetsiaaltarkvaraga avada.

Digiallkirjastamise portaalis hoiustatakse kõik allkirjastatud dokumendid turvaliselt ühes kohas ning dokumentide sisuga on võimalik tutvuda ka ilma faili allalaadimata. Selleks, et dokumente hiljem hõlpsasti üles leida, saad need mugavalt kategooriatesse sorteerida. Kui töötad meeskonnas, võid loodud kategooriaid jagada ka teiste kolleegidega.

5. Kvaliteetne kliendikogemus on edu võti

Innovaatilised lahendused mängivad klientide lojaalsuse võitmisel suurt rolli. Kui allkirjastad tihti klientide või partneritega lepinguid, siis pakkudes neile lihtsamat ja kiiremat digiallkirjastamise võimalust säästad hulgaliselt aega ning muudad protsessi mõlema poole jaoks mugavamaks.

Dokobitiga käib allkirjade kogumine väga lihtsalt: laadi dokument portaali üles ja jaga seda soovitud inimestega. Järgmisena saadab portaal osapooltele automaatsed teavitused. Pärast lingile klikkimist tuleb end autentida (juhul kui dokumendi omanik ei ole valinud dokumendi jagamist autentimata kasutajale). Seejärel saab allkirja anda vaid mõne klikiga, kasutades kõige sobivamat digiallkirjastamise vahendit (näiteks Smart-ID-d, mobiil-ID-d või ID-kaarti).

Dokobiti portaali saad tasuta konto luua siin. Kui sul tekib täiendavaid küsimusi, võta meiega julgelt ühendust aadressil [e-mail].