E-arvete haldamine
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
/nginx/o/2009/11/17/267568t1h23ca.jpg)
Iga ettevõtja puutub kokku arvetega ja mida suurema organisatsiooniga on tegu, seda enam aega kulub ostuarvete menetlemisele. Kujutame etteolukorda, kus telefoniteenuse pakkuja arve tuleb saata limiitide kontrollimiseks ja kinnitamiseks kesktasemejuhtidele, kes paiknevad filiaalides üle Eesti.Arve koos väljavõttega võib olla kümneid lehekülgi pikk. Kui aga arveid on kümneid, sadu, tuhandeid?
Arved võivad küll laekuda e-posti teel ja PDF-vormingus, ent kui vaadata nende töötlemiseks kuluvat aega, siis olulist eelist paberarvete ees ei ole. Kvalitatiivse hüppe sooritamiseks tuleb võtta kasutusele e-arve formaat, kus lihtsustatult öeldes lisandub senisele PDF-vormingus failile ka masintöötlemiseks mõeldud XML-andmefail. Viimases on kogu arve info kujul, mis võimaldab arve andmed automaatselt lugeda dokumendihalduse või raamatupidamisprogrammi. Automatiseerimine annab mitmeid eeliseid – esiteks muidugi töötlemise kiirus ja inimlike vigade vältimine, kuid ka võimalus arveid menetleda ridade kaupa, näiteks suunata filiaalijuhile kinnitamiseks vaid tema haldusala telefoninumbrid, teostada automaatseid kontrolle sõltuvalt limiitideks määratud summadest jne. Vähem oluliseks ei saa pidada ostuarvete andmebaasi teket, kus iga arve on seotud hankijaga, saab teha reaalaja väljavõtteid kõigi vajalike tunnuste kaupa, statistilist analüüsi ning muidugi peab süsteem ise arvestust, et iga arve saaks tähtaegselt tasutud.
Miks dokumendihaldus? Mõistagi võib arveid menetleda ka spetsiifilistes keskkondades või raamatupidamistarkvara abil, kuid esimene neist eeldab täiendava lahenduse soetamist, juurutamist ja käigushoidmist ning teine on pigem siiski raamatupidajate töövahend. Dokumendihaldustarkvara on aga eduka organisatsiooni nurgakivi ning üldjuhul kasutusel kõigi organisatsiooni töötajate poolt, sobides seega ideaalselt arvete menetlemiseks, seda enam, et suur osa Eestis pakutavatest programmidest on liidestatud universaalse dokumendivahetuskeskusega, mille kaudu saab edastada ka e-arveid. Samuti on dokumendihalduses võimalik tekitada virtuaalne toimik, siduda arved vastava lepingu või aktiga, luues niiviisi tervikliku vaate projekti või toimingu kohta.
Töövoog võiks välja näha järgnev – elektrooniliselt laekunud arve registreeritakse dokumendihalduses ning arve andmed kantakse automaatselt üle, midagi sisestada ei ole vaja. Arve menetletakse sarnaselt ülejäänud dokumentidega ning pärast lõplikku kinnitamist kantakse arve andmed automaatselt raamatupidamisprogrammi. Dokumendihaldus säilitab ettenähtud aja jooksul kogu arvega seonduva, sh kõik kinnitused ning garanteerib, et ükski arve ei lähe kaotsi ega jää tähtajaks maksmata. Kaduma ei lähe ka n-ö päris arve ehk PDF, see salvestatakse koos arve andmetega, küll kaob vajadus seda paberile printida. Analoogiliselt on võimalik töödelda ka paberarveid, tuleb vaid arvel olevad andmed käsitsi süsteemi sisestada.
Riik on deklareerinud, et eelistab e-arveid ning just praegu toimub avalikus sektoris jõuline e-arve juurutamine. Seega on olemas tugev surve tarnijatele XML-vormingus arvete väljastamiseks – see loob soodsa fooni arvetega seonduva asjaajamise uuendamiseks ning organisatsiooni efektiivsuse tõstmiseks ka erasektoris.