Audiitor selgitab: kuidas teha virtuaalset inventuuri?

Laura Sarapuu Foto: Erakogu.

Covid-19 viiruse leviku tõkestamiseks on paljud ettevõtted kehtestanud oma territooriumil liikumisele ranged piirangud, mis on viiruse ohjeldamiseks küll vajalikud, ent raskendavad audiitori tööd. Kuidas  virtuaalset inventuuri teha ning mida peaksid ettevõtted eriti silmas pidama?

Vastavalt raamatupidamise seadusele tuleb aastaaruande koostamisel raamatupidamiskohustuslasel kord aastas inventeerida ettevõtte varade ja kohustuste saldod ning hinnata nende väärtust kooskõlas kasutusel olevate arvestuspõhimõtetega. Sealjuures on varud need, mille inventeerimine on reeglina kõige ajamahukam ning keerukam. Auditeeritava ettevõtte osas, kui varud on ettevõtte finantsaruannete seisukohast olulised ja audiitor on otsustanud osaleda varude inventuuris, peab audiitor omandama piisava asjakohase auditi tõendusmaterjali varude olemasolu ja seisukorra kohta. Seda saab ta senises praktikas teha viibides ise füüsilise loendamise juures.

Mida aga teha, kui see ei ole praeguses Covid-19 pandeemia olukorras teostatav?

Selleks on audiitoril võimalus kaaluda alternatiivsete protseduuride tegemist ning nende sobivust ja piisavust. Olukorras, kus ka alternatiivsed protseduurid ei ole võimalikud või ei anna piisavat ja asjakohast tõendusmaterjali, peab audiitor modifitseerima audiitori aruande arvamust.

Ühe alternatiivse auditi protseduurina on aktuaalseks muutunud virtuaalsete inventuuride läbiviimine. Varude aastainventuuris osalemine võib olla väljakutsuv ka tavapärastes tingimustes, kuid globaalselt leviva pandeemia tingimustes on inventuuris osalemine tihti oluliselt raskendatud. Riskide minimeerimiseks ning viiruse leviku tõkestamiseks on mitmed ettevõtted oma territooriumil liikumisele kehtestanud ranged piirangud või selle täielikult keelanud. Aastainventuuris virtuaalselt osalemine tähendab, et audiitori füüsiline kohalviibimine ei ole vajalik, kuid läbi videokõne on audiitoril võimalik omandada piisav asjakohane tõendusmaterjal varude olemasolu ja seisukorra kohta.

Mida peaks teadma virtuaalse inventuuri kohta ning mis on need nüansid, millele audiitor sellisel juhul tähelepanu pöörab? Kuidas saaksid ettevõtted virtuaalseks inventuuriks kõige paremini valmistuda? Toome välja põhilise, mis tasub läbi mõelda.

• Kas virtuaalne inventuur on teostatav? Alustuseks tasub kindlasti hinnata inventeeritavate varude olemust – varude eest vastutaval võtmeisikul tuleb hinnata, kas varude olemus on sobiv virtuaalse inventuuri läbiviimiseks. Peamised hinnangukohad on, kas varude loendamise protseduure on võimalik ettevõtte esindajal mõistlikult korrata, näiteks teatud liiki varude puhul kaalumine või mõõtmine; ning kas varuartikleid on võimalik virtuaalselt mõistlikult identifitseerida ja eristada.

• Skeemid, joonised, planeerimine. Valmista ette varude asukohtade (või näiteks tootmisala) plaan ja varude asukohtade kirjeldus – inventuuri edukaks läbiviimiseks peab audiitor omandama piisava arusaama varude paiknemise ning asukohtade kohta. Selleks on soovitatav koostada plaan varude asukohtade kohta (skeem, kaart, lao- või tootmishoone joonised koos vajalike tingmärkide ja tunnustega), mis tuleks enne virtuaalse inventuuri toimumist edastada audiitorile tutvumiseks. Ootamatuste vältimiseks on mõistlik võimalikud tekkinud küsimused lahendada aegsasti enne inventuuri. Lisaks tasub hinnata, kas mitmes asukohas paiknevate varude osas on võimalik virtuaalselt kinnitada loetavate varude asukohad kooskõlas eelnevalt edastatud plaaniga (näiteks asukoha tunnused, hooned).

• Tehniline valmisolek. Hinda tehnilist valmisolekut virtuaalse inventuuri toimumiseks – virtuaalne inventuur peab toimuma otseülekandena (videokõne) ilma katkestusteta – sarnaselt, nagu toimuks inventuur juhul, kui audiitor viibiks füüsiliselt kohapeal. Soovitatav on luua ühendus mitme inimese vahel (st vähemalt kaks esindajat ettevõttest), et katkestuse korral on võimalik virtuaalse inventuuriga edasi liikuda. Otseülekande katkemise korral tuleb ühendus koheselt taastada. Katkestuste vältimiseks tasub silmas pidada võimalikke leviauke, seadmete akude vastupidavust (vajadusel kasutada näiteks akupankasid) ning piisavate mobiilsete seadmete (kaameraga varustatud mobiiltelefon või tahvelarvuti) olemasolu ettevõttes.

• Tarkvara valik. Kasuta videokõneks laialt levinud, turvalist ja usaldusväärset tarkvara, nt. Google Meet, Skype, Microsoft Teams, FaceTime jne.

• Ettevõtte esindajad. Virtuaalse inventuuri läbiviimiseks on vajalik vähemalt üks ettevõtte esindaja, kes on piisavalt kompetentne varude asukohtade ning omaduste osas ning kes saab vastavalt audiitori juhistele teostada ka testlugemisi. See inimene ei saa olla osa lugemismeeskonnast, kes samal ajal oma ülesandeid täidab, kuna testlugemisi tuleb teostada vastavalt audiitori juhistele. Sõltuvalt varude omadustest ning territooriumi suurusest tuleb arvestada ajaga ca 2–4 tundi.

• Efektiivsus. Hinda võimalikkust vaadelda kõiki varude asukohti: efektiivse inventuuri puhul peaks olema võimalik läbi viia ringkäik kõigis ettevõtte varude asukohtades vastavalt audiitori juhendamisele. Ringkäigu ajal peab audiitoril olema võimalik saada kindlus, et varude liikumist inventuuri ajal ei toimu (või toimuvad vaid ettenähtud liikumised) ning vaadelda ettevõtte loendamise protseduure. Sarnaselt füüsiliselt inventuuris osalemisele peab audiitoril olema ka virtuaalsel ringkäigul võimalik tuvastada vananenud või riknenud varusid.

 

Virtuaalseks inventuuriks tuleb nii audiitoril kui ettevõttel põhjalikult valmistuda, mistõttu on soovitatav inventuuri toimumise tingimused ja võimalikud riskikohad ja piirangud juba varem põhjalikult osapoolte vahel läbi rääkida. Virtuaalne inventuur sõltub väga suures osas tehnilisest lahendusest, seega on soovitatav enne inventuuri veenduda, et mõlemal osapoolel on olemas tehniline võimekus inventuuri edukaks läbiviimiseks – selleks tasub enne virtuaalse inventuuri toimumist läbi viia kontrollkõne, kus on kasutusel samad seadmed ning tarkvara, mida on plaanis kasutada ka inventuuril. Selleks, et audiitoril oleks võimalik omandada piisav ning asjakohane tõendusmaterjal varude olemasolu ning seisukorra kohta, ei tohi virtuaalse inventuuri protsess oluliselt erineda sellest, kui audiitor viibiks füüsiliselt ettevõttes kohapeal.