Finantsjuhid soovitavad oma töötajatel Excelist loobuda

Excel Foto: THE NEW YORK TIMES/NYT

Üldlevinud tabelarvutus tarkvara, mis tekitas kunagi revolutsiooni raamatupidamises, ei suuda enam uuendustega kaasas käia, mistõttu soovitavad finantsjuhid oma töötajatel programmi kasutamisest loobuda.

Adobe'i finantsjuhi Mark Garretti sõnul näeb tema meeskond kurja vaeva, et pidada majas järge selle üle, millised töökohad on neil täidetud ja millised mitte, vahendab Wall Street Journal. 

Selleks aga, et tema töötajad saaksid selle ülevaate, peavad nad tõmbama andmed alla eraldi süsteemidest, kuhu Microsoft Exceli tabelitesse kirja pandud finants- ja personaliandmed lähevad. Alles siis on neil võimalik näha, millised üksused võtavad inimesi juurde ning kuidas palga väljamaksed eelarvet mõjutavad.

«Ma ei taha, et inimesed, kes tegelevad finantsplaneerimisega, raiskaksid oma aega andmete üles ja alla laadimise peale. Minu jaoks on märksa olulisem see info, mis me saame nende andmete töötlusest,» märkis Garret. Ta ütles, et ta on asunud tegutsema selles suunas, et nad saaks üldse Excelist töövahendina loobuda. Ja ta ei ole ainus.

Ka P.F Chang's China Bistro, ABM Industries, ABM ja Wintrust Financial Corp. soovivad sarnaselt vähendada oma finantsmeeskondade sõltuvust Excelist, kui nad viivad läbi oma finantsplaneerimise, -analüüsi ja aruandlusprotsesse.

Finantsjuhid põhjendavad sammu sellega, et kui 1980. aastatel suutis Excel täielikult muuta ettevõtete ja organisatsioonide raamatupidamistoiminguid, siis enam ei suuda see kaasas käia kaasaegsete äriettevõtete finantsüksuste vajadustega. 

Olukorras, kus Exceli andmed on eraldatud teistest süsteemidest - ja neid ei saa automaatselt uuendada - on ka vead väga kerged sisse tulema. Nimelt ei võimalda vanemad Exceli versioonid üheaegselt samas failis mitmel töötajal muudatuste tegemist, mis takistab meeskondade tööd. Nii ongi ettevõtted asunud vaatama pigem pilvetehnoloogiatel põhinevaid lahendusi nagu pakuvad Anaplan, Workiva, Adaptive Insights ja nende konkurendid.

Uus tehnoloogia suudab oma süsteemid ühendada juba kasutusel olevate raamatupidamis- ja ettevõtte ressursijuhtimise süsteemiga nagu Oracle või SAP SE. See võimaldab raamatupidajatel andmeid koondada, analüüsida ja aruandlust teha ühel platvormil ja ilma suurema väljaõppeta.

Adobe hakkas Anaplani kasutama juba eelmise aasta algusest ja paljud tegevused, milleks neil on tabelarvutust seni vaja läinud, ongi Excelist sinna üle kolitud, et oleks vaid «üks tõeallikas», märkis Garrett. Nii valmivad paljud aruanded, sealhulgas ka need, mis puudutavad personali, märksa kiiremini.

Ka P.F. Chang'si finantsjuht Jim Bell ütles, et nad viisid finantsplaneerimisega seotud tegevused Excelist üle Adaptive Insights programmi, kuna see parandab töötajatevahelist koostööd ja vähendab administratiivseid ülesandeid.

Microsoft Exceli tootmisstrateegia juht Brian Jones ütles aga, et ettevõte on asunud oma teenuseid arendama selliseks, et need sobituks paremini finantsvaldkonna vajadustega.

Näiteks selle kõige värskem, sellesuvine versioon võimaldab ühes failis mitmel inimesel samaaegselt töötada, suudab mahutada rohkem kui 100 miljonit rida andmeid ja pakub tööriistu trendide illustreerimiseks ja arvutuste paremaks visualiseerimiseks.

Ka märkis ta, et isegi kui suurem osa finantsvaldkonna tegijad lähevadki üle uutele platvormidele, jääb ka neis alati nupp, mis ütleb, et «ekspordi andmed Excelisse». «Nad ikkagi asutavad Excelit toiminguteks, kus ei ole olemas selleks otstarbeks mõeldud lahendusi.»