Kuidas olla paremini organiseeritud?

Asjade üles kirjutamine aitab neid paremini meelespidada. Foto: SCANPIX

Kõigile meeldib toimida mingisuguses süsteemis, sest see tagab turvalise tunde tuleviku suhtes. Kiire elutempo tõttu võib aga süsteem kaduda ja olulised asjad ununeda, kirjutab news.com.au.

Professionaalsed organiseerijad on reastanud 15 punkti, mille abil nemad süsteeme loovad, et mitte midagi olulist unustada.

Kirjuta kõik üles

Get Organised looja Carol Poseneri soovitab kõik asjad üles kirjutada. «Kui ma ei kirjutaks kõiki oma kontakte, kokkulepitud kohtumisi ja meeldetuletusi üles, siis unustaksin nad ära. Mälu peale lootma jääda on liiga väsitav.»

Ära lõpeta töötamist

Kui saad uue ülesande veel vana ülesannet täites, siis ära lõpeta oma tegevust,» sõnas veebilehe Clutterflys omanik Georgie Rees. «Lihtsalt kirjuta uus tööülesanne märkmepaberile üles ja lõpeta see, millega parasjagu tegeled.»

Produktiivne päev algab juba eelmise päeva õhtul

Organiseerimisteenuse The Organising Platform ekspert Chelsea Smith kulutab igal õhtul 15–20 minutit kodu korda seadmisele, et hommikul ärgates ei peaks alustama koristamisega. «Kui ma ärkan, siis ei valitse majas kaos,» selgitas ta.

Mõtle, kuhu asjad paned

Posener ei osta enne midagi, kui ta ei tea, kuhu ta selle ostu kodus paneb.

Lisa kohtumistele meeldetuletused

«Elektrooniline meeldetuletus kohtumiseks ei aita mitte ainult seda meeles pidada, vaid aitab ka talletada, et hiljem tead, millisel päeval sa näiteks arsti juures käisid,» sõnas Rees.

Ajaplaneerimine ei ole vaid kalendermärkmiku pidamine

Kalendermärkmikusse on võimalik küll kõik kohtumised ja tööülesanded märkida, kuid lisaks tasub meeles pidada ka seda, kui palju sul mõnel kohtumisel aega läheb (nii seal olles, kui ka sinna minnes ja tulles). «Lisa ka sinna mineku ja tuleku aeg enda kalendrisse,» sõnas personaalse organiseerimisteenusepakkuja Creative Surrounds töötaja Linda Eagleton.

Tekita oma sissetulevate e-kirjade kausta allkaustasid

«Mul on iga kliendi jaoks eraldi kaust, et mul ei tekiks segadust,» sõnas Posener.

Jaga oma veebis olevaid kalendrid lähedastega

Jaga oma iCal või Google'i kalendrit oma lähedaste või äripartneriga, et vähendada võimalikku segaduse tekkimist.

Lõpeta rööprähklemine

Poseneri sõnul tuleks jälgida, et keegi ei võta endale rohkem ülesandeid, kui ta teha suudab. «Ära alusta uue ülesandega enne, kui pole vanu asju lõpetanud,» sõnas ta.

Lühikesed tööajad on produktiivsemad

Rees jälgib oma töös Pomodoro tehnikat – 25 minutit tööd, seejärel viis minutit puhkust. Poseneri sõnul sobib talle jällegi 45 mintuit intensiivset tööd ja seejärel 15 minutit puhkust. Vali endale sobivaim töötempo.

Keskendu kindlale ülesandele

Selle asemel, et mitut mõtet korraga mõelda, keskendu ühele kindlale ülesandele. Nii saab see hulga kiiremini tehtud.

Täida väikesi ülesandeid, et vältida suurte asjade kogunemist

Posener soovitab puhastada köögilaud enne tööle minekut, et töölt tulles ei ootaks sind järgmised ülesanded.

Vähenda asjade ostmist

Kui sul on olemas pea kõik, mida vajad, siis ära soovi jõuludeks mõnda uut asja. Soovi parem elamusi, näiteks kinopileteid või mõnd restoranikülastust.

Delegeeri probleem edasi, kui sa ise seda teha ei suuda

«Kui su arvuti on katki, siis ära eira seda. Vii ta parandusse,» sõnas Posener.

Ütle «ei»

Ära võta kõiki ülesandeid enda peale. Ülekoormatus võib muidu toimiva organiseerimissüsteemile laastavalt mõjuda.