Kolm tavalist sõna, mis e-kirjades ebameeldiva mulje jätavad

Foto: Panthermedia/Frank Pflügler

Nii mõnigi inimene kirjutab iga päev kümneid e-kirju, sealhulgas inimestele, keda ta päriselus hästi ei tunnegi. Kirjutamisviis jätab inimesest teatud mulje ning alati ei pruugi arugi saada, et see kuvand on pigem negatiivne.

Portaal Muse soovitab e-kirjades vältida sõnu «tegelikult», «vabandust» ning «mina». Sama reegel võiks kehtida ka silmast silma vesteldes, sest tegu on üsna ülekasutatud sõnadega, mis vestluskaaslasele head muljet ei jäta.

Tegelikult. Selle sõna liigne kasutamine jätab mulje, et püüad pidevalt teist inimest parandada. Näide ühest e-kirjast:

1. inimene: see sõnastus tundus veidi eksitav, mistõttu ma parandasin seda.

2. inimene: tegelikult võtsin ma selle ettevõtte veebilehelt!

Tegu pole just kõige ebaviisakama sõnastusega, ent parem alternatiiv oleks võinud olla näiteks: «Tänan tagasiside eest! Kasutasin seda väljendust, kuna leidsin selle ettevõtte kodulehelt.»

Esimese variandiga jääb aga mulje, et solvud adekvaatse tagasiside peale ning püüad ennast õigustada. «Tegelikult» alternatiivina püüa kasutada pigem sõnu «kindlasti», «saan aru», «mõistetav», «arusaadav», «selge», «hea tähelepanek» jm.

Vabandage. See on selgelt ülekasutatud sõna ning sageli seda isegi ei mõelda tõsiselt. See jätab aga võltsi mulje. Väikse kirjavea tõttu ei pea tingimata vabandust paluma, vaid näiteks tänama selle märkajat tema tähelepanelikkuse eest.

Vahe on ka väljenditel «vabandage» ning «ma palun vabandust», millest viimane mõjub usaldusväärsemana ehk nii, nagu tõesti mõtleksid seda. Näite võib tuua sellest, mil töötaja unustas tähtsa koosoleku ning pidi ülemuselt vabandust paluma. Selle asemel, et öelda «Vabandage, unustasin!», oleks viisakas teha seda nii, et sind ka järgmine kord usaldataks. Näiteks: «Ma palun vabandust/palun andke andeks, see tõesti läks mul täiesti meelest. Püüan edaspidi olla tähelepanelikum ning oma kohtumisi ja tähtaegu süvenenumalt jälgida, et seda enam ei juhtuks.» Kui tegu oli tõepoolest tähtsa kohtumise või üritusega, on teine variant kindlasti aktsepteeritavam ja usutavam.

Vabanduse alternatiivideks võiksid olla väljendid «teil oli õigus», «mul on kahju», «edaspidi ma teen/püüan jm», «ma mõistan, miks te olete ärritunud» jm.

Mina. Seda sõna liigselt kasutades viitad eneseuhkusele ning ainuüksi iseenda usaldamisele. Näide ühest e-kirjast:

«Tere. Kui sul leidub hetk aega, kas võiksid mulle saata järgmise nädala kampaania info? Ma tahan sellele veel ühe pilgu peale visata, enne kui selle avalikustame.»

Sama kirja ümberkirjutatud versioon: «Tere. Kui sul leidub hetk aga, kas võiksid saata info järgmise nädala kampaania kohta? Mõne detaili kontrollimisega saame kindlustada selle, et klient oleks rahul.»

Parandatud versioonist ilmneb, et kirjutaja viitas teises variandis rohkem oma tiimile kui iseendale. Sellele peakski töökirju kirjutades kui ka kolleegidega suheldes keskenduma ning ajapikku teeb see kommunikatsiooni paremaks.

Mina alternatiivid: sina, meie, meie meeskond, meie ettevõte, meie osakond.