Vead ametialaste e-kirjade saatmisel, mis jätavad ebaprofessionaalse mulje

Ametialaseid e-kirju saates tuleks jälgida etiketti. Foto: SISKA GREMMELPREZ/AFP

Isegi pealtnäha nii lihtsa asja puhul, nagu see on e-kirjade saatmine, kehtib etikett. Vigade tegemine võib jätta halva esmamulje ning rikkuda kirjasaatja või halvemal juhul kogu ettevõtte maine.

1 E-kirjades kiire vastuse nõudmine, kuigi hiljem selgub, et asjaga nii kiire ei olnudki. Sellisel juhul võib tekkida olukord, kus kirjasaaja ei pruugi järgmistele sõnumitele pealkirjaga «kiire» enam operatiivselt reageerida.

2. Ametialaste e-kirjade puhul häirib liigne familiaarsus. Sõnumi toon peaks peegeldama suhet kirja saajaga. Liigne sõbramehelikkus jätab kirja saatjast ebaprofessionaalse mulje. Näiteks liigsete emotikonide või hüüumärkide kasutamine. Iseäranis ettevaatlik peaks olema suhtlemisel teisest kultuuriruumist pärit inimesega, kes võib ülevoolavat familiaarsust lausa solvanguna võtta.

3. Samas võiks e-kirjadel olla teatav isikupära. Ei tohiks karta väljendada mõningast entusiasmi ning veidi emotsioone. Vastasel korral võib jääda mulje, nagu oleks kirja koostanud robot.

4. Kui sama kiri on saadetud paljudele adressaatidele, tuleks jälgida, et «vasta kõigile» nupule vajutamine oleks põhjendatud ja ainult siis, kui sõnum on tõesti kõigile saajatele mõeldud.

5. Kõigi osapoolte vahelise kokkuleppeta isikute lisamine meilivestlusesse ei ole hea toon. See võib tekitada olukordi, kus näiteks klient võib näha detaile, mida tema kohta on ettevõtte meilivestluses varasemalt arutatud või tekkida olukord, kus kolmandale osapoolele saab nähtavaks privaatne info. Selliseid apsakaid on hiljem raske siluda.

6. Ebamäärase pealkirja kasutamine, sest nii ei ole võimalik kirja saajal koheselt aru saada, mis küsimuses tema poole pöördutakse. Pealkirjad näiteks «Hei», «Mida sa peaksid teadma» jne kuuluvaid vaid sõpradele saadetavate kirjade juurde.

7. Eelmisest punktis välja toodud veast on veelgi hullem teemarea tühjaks jätmine.

8. E-kirjade saatmine öösiti, sest see jätab kirja saatjast mulje kui väsimatust tööloomast, kellel puudub eraelu. Kui uni läheb ära ja tiivustav mõttelend saabub just öösel, tasub kiri valmis kirjutada ja salvestada ning saata siiski mõistlikul ajal.