Neli nõuannet asjalike koosolekute pidamiseks
14. aprill 2016, 12:31
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Karjäärikonsultant ja koolitaja Ivan Misner jagab portaalis Entrepreneur.com nippe, kuidas muuta iga koosolek huvitavaks ja produktiivseks.
Eesmärgista koosolek
Miks me üldse kokku saame? Mida me saame õppida, lahendada, otsustada, uurida? Millised tulemused peaks näitama, et see koosolek oli edukas?
Iga koosoleku organiseerija peab olema kindel, et sellel on kõigi osalejate aega vääriv eesmärk. Koosolekut ei ole mõtet pidada lihtsalt harjumuse või kohustuse tõttu. Selle kulgemine peaks joonduma üldise eesmärgi, mitte ajakava järgi - kui diskussioon on oluline ja arendav, tuleks sellel lasta jätkuda, isegi kui selleks ette nähtud aeg on otsakorral.
Ole avameelne
Juhtide võimetus rääkida kriitilistest probleemidest avatult ja otse võib olla väga frustreeriv. Kõik me oleme olnud koosolekutel, kus juhid on osavalt manööverdanud ümber osalejate poolt tõstatatud probleemide, üritamatagi nende olemasolu tunnistada ning neile lahendusi otsida. See mõjub koosolekute pidamise mõttekusele hävitavalt, kuna kõik osalejad eeldavad juba ette, et oluliste probleemide asemel tegeletakse pigem tühja-tähjaga.
Kaasa
Palu inimestelt abi koosolekute ette valmistamisel ning loo võimalusi, et nad saaksid oma hääle ja arvamuse kuuldavale tuua. Küsi, millised on nende jaoks kõige põletavamad probleemid ning lisa need päevakavasse. Kaasa inimesi ideede arendamisse ja tõkete ületamisse - see tekitab tiimis tugeva ühtsustunde.
Selgita konkreetselt edasisi samme
Iga koosolek peaks lõppema kokkuvõttega ning otsustega, mis viiakse ka ellu. Kõik osalejad peaks teadma, mida koosolekul otsustati ning kes ning mida täpsemalt peab selle tulemusena ette võtma.