Kaugele viiv tööreis nõuab tõsist eeltööd

Madinat Jumeirah konverentsikeskus Dubais, Araabia Ühendemiraatides on juba ise vaatamist ja nautimist väärt, mistõttu on loomulik, et sellisesse sihtkohta konverentsile sõites ühendatakse tihti töö pikema perepuhkusega. Foto: Corbis/Scanpix

 Kui olete otsustanud osaleda konverentsil või sümpoosionil kodust kaugel, on esimeseks soovituseks hakata kõige sõiduga seonduvaga tegelema võimalikult varakult, soovitab Aves Traveli turundusjuht Katrin Aljaste Postimehe konverentside erilehes.

Tavaliselt on suured konverentsid juba organiseerijate poolt väga hästi paika pandud.
Et koduigatsus ja kaugel eemalolek pikki konverentsipäevi ei varjutaks, on tihti välja pakutud ka spouse-programm ehk abikaasadele mõeldud meelelahutus. Nii oleks konverentsikülastus ja eksootilise maa reis ühendatud perereisiga.

Kindlasti on firmad, kes konverentse eksootilistel maadel korraldavad, mõelnud ka sihtkoha tutvustamise, kohalike vaatamisväärsuste ja ekskursioonide peale, aga ka rahvuslikele õhtutele ja muule põnevale, et antud paika paremini tutvustada.

Neist tasub osa võtta juba selle pärast, et oma kolleegidega üle maailma paremini tuttavaks saada, kasulikke äritehinguid ja võimalikke koostöösuhteid arendada.

varjatud kulud
Konverentsile mineja peaks endale eelkõige selgeks tegema selle, mida ta antud ürituselt
ootab. Kui vastaval maal pole enne käidud ja netist/raamatutest pole aega infot ammutada, tuleb appi reisibüroo.

Hästi ettevalmistatud ja läbimõeldud reis jääb meelde aastateks, ka siis, kui algselt pidite minema vaid järjekordsele konverentsile.

Lennupiletid ja muud vajalikud transporditeenused on mõistlik broneerida võimalikult varakult – see annab eelise nii valiku kui hinna osas. Näiliselt odav lennupilet on tihti seotud varjatud kuludega – halb lennuplaan, palju ümberistumisi, lendudevahelised ööbimised, lennujaamade vahetus või kohustus pagas vahemaandumisel välja võtta.

lisaprogrammid
Majutuse valikul eelistage pigem tuntud hotellikette, mille tase ja asukoht on tavaliselt parem. Alati tasub uurida konverentsipaiga asukohta ja transpordivõimalusi hotellist.
Mida varem majutuse broneerite, seda parema hinna saate. Sageli pakub hotell ka transfeeriteenust lennujaamast.

Kui soovite enne või pärast kohustuslikku töist osa ka sihtkohaga tutvust teha, peab arvestama selleks kuluva aja ning iseärasustega – näiteks sobiva riietuse kaasavõtmisega.
Ekskursioone, eriti pikemaid, saab ära tellida juba enne reisi. Nii garanteeritakse teile ka sobivas keeles kõneleva giidi olemasolu kas või privaatseks ringreisiks.

Paaritunniseid ekskursioone võib vabalt osta ka tänavaäärsetest reisibüroodest. Oma kogemustest võin öelda, et sellised ekskursioonid võivad kujuneda vaat et kõige ehedamaks elamusekski.
Tavaliselt koguneb sellistele trippidele väga mitmekeelne ja multikultuurne seltskond, mistõttu võib päevast kujuneda tõeliselt meeldejääv kogemus.

Hoolt tuleb kanda ka enese ja reisikaaslaste heaolu ning tervise eest. Viige end kurssi sihtkohas valitseva kliima ja iseärasustega ning vajalike vaktsineerimistega (ka seda aitab soovitada reisikonsultant).
Et kogu reis sujuks tõrgeteta ja liigse muretsemiseta, on rangelt soovitatav reisikindlustus, sealhulgas reisitõrke kindlustus. Nii olete kaitstud haigestumise korral või näiteks raha kaotamise, lennu hilinemise, pagasi kadumise või muude ebameeldivuste eest.
Kohvrit pakkides tasub veel kord läbi lugeda konverentsi kutse ja pöörata tähelepanu ka soovitavale või nõutavale riietumisstiilile.

Vaba aja riietuse osas eelistage kliimale vastavaid rõivaid ja mugavaid jalanõusid. Eksootilistel maadel on nutikas ka kohalikku riidekraami osta, sest see on odav ja üldjuhul ka ihusõbralikust materjalist.

Ostmine ja kauplemine on omaette kogemus, mis paneb teid proovile ja aitab mõista kohalikke kombeid. Turgudel ja souk’idel leiate selle maa õige koloriidi ja kohalike kaupmeeste käest õpite nii mõndagi uut – näiteks nende müügitehnikat kogedes.

Ka ehedaimad toidukogemused saate enamasti just kohalikelt turgudelt ja kesklinnast pisut väljaspool asuvatest söögikohtadest. Otsida tasuks kohti, kus palju rahvast juba enne teid einestab – küll nemad juba teavad, miks just sinna minna tasus.

Parima hinna ja toiduga kohad endale reklaami ei tee, koht reklaamib end ise rahulolevate klientide kaudu.

Enne reisi tasuks teha n-ö checklist, mille järgi on hea kohvrit pakkida. Alustage suurematest üleriietest ja liikuge väiksemate asjade poole. Üleliia palju ei ole mõttekas kaasa vedada, sest tagasiteel peaks ka kingituste ja meenete jaoks kotti ruumi jääma.

Arvestage lubatud pagasimääraga teie lennul. Lisapagas võib osutuda kallimaks kui kohvri sisu.