Juhi efektiivsuse mõõt ja kontori selgroog

Ligi seitse aastat rahandusministri abina töötanud Kersti Sõõrumaa iseloomustab oma ametit kui huvitavat, pingelist, mitmekülgset ja arendavat. Selles ametis on oluline oskus nautida ülesannete paljusust ning vältida rööprähklemist. Foto: Liis Treiman

Milline peab olema üks hea sekretär? Eesti ühe suurima ja edukaima ettevõtte BLRT juht Fjodor Berman nimetas esimesena professionaalsust, sest sekretäri oskustest sõltub, kas ta suurendab juhi efektiivsust või, vastupidi, vähendab seda.

«Heal sekretäril on selliste professionaalsete ja isikuomaduste sümbioos, mis annab juhile kindlustunnet ning tagab efektiivse ettevõtte juhtimise,» ütles Berman. «Sekretär peab olema vastutustundlik, hooliv, korralik, kohusetruu ja hea suhtleja, sest tihti sõltub just temast, missuguse esimese mulje jätab ettevõte võõrastele.»

Inimene nagu orkester

Töökuulutustes sekretärile või juhiabile esitatavate nõuete seas korduvad sagedamini suhtlemisoskus, korrektsus, iseseisvus, kohusetunne, otsustamisvõime, abivalmidus, stressitaluvus, algatusvõime, kiirus, küpsus, paindlikkus ja teised suurepärased isikuomadused. Sageli on lisatud lojaalsuse ja rõõmsameelsuse nõue. Kasuks tuleb meeldiv ja hoolitsetud välimus, sest sekretär on organisatsiooni visiitkaart.

Sekretäride töökoormus on aastatega kasvanud, sest koosseise on igal pool kokku tõmmatud.

«Kõige rohkem häirib see pidevalt ühelt tegevuselt teisele lülitumise vajadus,» kurtis ühe keskmise suurusega firma sekretär. «Juurde on tulnud igasuguseid tehnikavidinaid, mida peab kaasas kandma ja mis kuidagi kostüümitaskusse ei taha mahtuda. Pidevalt tuleb olla valmis külaliste vastuvõtmiseks. Kõige selle kõrval jääb vähe aega töötajatele tähelepanu pöörata.»

Rahandusministri abina töötav Kersti Sõõrumaa on õppinud Tartu Ülikoolis eesti keelt ja kirjandust ning täiendanud end mitmetel kursustel, nagu kaasamine, ametialane eesti keel, stressivaba elu. Parimaks koolitajaks peab ta aga juhiabiühingut, kus valmivad ühtlasi selle ameti kutsestandardid.

Küsimusele, kuidas on sekretäri amet ajaga muutunud, vastab ta, et üha enam mõjutavad seda töökeskkond ja tehnoloogia. «Tehnoloogia võimaldab olla mobiilsem, saada ja jagada teavet kiiremini. See võimaldab tööd teha väljaspool bürood: kodukontoris, maal, merel ja mujal. Oh, oleks ainult igal pool kiire internetiühendus ja hea levi!»

Sekretäri ja juhiabi töös hindab Sõõrumaa enim mitmekesisust ja paindlikku tegutsemist, keskendumist, korrektsust, pingetaluvust ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Iseenesestmõistetav on tema sõnul esinduslikkus, suhtlemisvalmidus, suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus, diskreetsus, eetilisus ja konfidentsiaalsus. «Oluline on oskus nautida ülesannete paljusust ning vältida rööprähklemist,» lisab ta.

Varem ka erafirmas töötanud naine ütleb, et kui äris on peamine omaniku püstitatud ülesannete täitmine, olgu selleks siis kasumi teenimine, laienemine või turuosa säilitamine, siis riigiasutuses on sõna ja tegu avalikkuse teenistuses ja kõigi terava pilgu all. Rahandusministri abina püüab ta anda parima nii ministri otseseid korraldusi kui ka tavapäraseid kohustusi täites.

«Töö on huvitav, pingeline, mitmekülgne, arendav,» iseloomustab ligi seitse aastat ministrit abistanud Sõõrumaa oma ametit. «Iga päev erineb eelmisest. Mul on palju häid kolleege. Nendega koos ja tänu neile saan oma tööd hästi teha. Seda kõike ma tahangi. Kui töö muutub tahtejõu ja kohusetunde projektiks, teen kindlasti muudatusi. Tööülesannetele, mis ei meeldi, tuleb hellalt tähelepanu pöörata ja uurida, mis täpselt häirib. Siis saab end koolitada, arendada ja pöörata häirivad asjad nauditavaks tööks.»

Pikka aega Eesti Juhi Abi Ühingut juhtinud, presidendi kantseleis ja sihtasutuses Kutsekoda töötanud Tartu Ülikooli mereinstituudi kalanduse teabekeskuse sekretäri Kristina Ruhno sõnul käib sekretäri kutseala bürootöö alla. Eestis on sellel kutsealal välja töötatud arhivaari, sekretäri ja juhiabi kutse­standardid, kohe lisandub bürootöötaja standard.

Kutsestandardid on laiapõhjalised kokkulepped, mis iseloomustavad kutsetegevust ja kirjeldavad selleks vajalikku kompetentsust. Sellised tööandjate, koolitajate ja töötajate kokkulepped võimaldavad paremini mõista, milliseid teadmisi, oskusi ja hoiakuid on vaja ühe või teise töö tegemiseks. Seega on sekretär ja juhiabi tegelikult kaks omaette kutset. Elus neil sageli aga vahet ei tehta.

Keeled ja arvuti

Ruhno sõnul on sekretäritöö põhisisu aastaid olnud ja on praegugi mitmekülgne abi juhtidele ja kolleegidele, et organisatsioonis asjad toimiksid. Samas on muutunud nõudmised tema teadmistele ja oskustele. Sestap on noortel, kes soovivad pärast kutseõppe läbimist asuda tööle sekretärina, vaja pöörata enam tähelepanu eesti keelele, võõrkeeltele ja arvutiõppele.

Sekretäri ja juhiabi peamiste isikuomaduste loetelu on kutsestandardites kirjas. «Lisada võiks, et sekretäri või juhiabina ei saa ametis olla koostöötahteta, alatise valmisolekuta abistada inimesi enda kõrval,» ütles Ruhno.

Kutsestandardite väljatöötamise üheks eesmärgiks on pakkuda abi tööandjatele töötajate ametijuhendite koostamisel, kompetentsusnõuete määratlemisel ja koolituste planeerimisel.

«Sellest tulenevalt on töötajal õigustatud ootus, et temalt oodatav ei ületaks selleks tööks vajaliku kompetentsi piire. Lisaks mängib rolli valdkonna tundmine, need teadmised kogunevad aga aegamööda, töö käigus,» lisas ta.

Sekretäritöö nõukogude ajal ja praegu erinevad märgatavalt. «Toona oli sekretär ainuke masinakirjaoskaja, praegu tuleb arvutiklaviatuuriga toime juba alusharidusega koolilaps,» võrdles Ruhno. «Toona oli sageli just sekretäri valduses üks organisatsiooni olulisemaid atribuute – pitsat, milleta ei peetud juhi allkirja usaldusväärseks. Toona lepiti juhiga kohtumisi kokku (sageli telefonitsi) sekretäri kaudu, nüüd on selleks internet. Möödas on ajad, mil dokumente peeti paberil ja infot levitati telefoni või faksiga, nüüd on vaja kasutada arvutit.»

Võrdlust võiks jätkata, kuid selge on, et tulemuslikuks bürootööks on vaja tänapäevaste teadmiste ja oskustega spetsialisti, kes orienteerub ja toimetab hästi ühtaegu nii info- kui ka dokumendihalduse maailmas. Nõudmised bürootöötajale on suuremad, nende teadmised avaramad ja oskused mitmekülgsemad kui kunagi varem.


Sekretär-juhiabi…

…on

•    teadlik oma töökohustustest ega ületa oma võimupiire, ta esindab alati ning igas olukorras eelkõige oma organisatsiooni;

•    väljas juhtide, klientide ja kolleegide huvide eest, peab kalliks nende nõudmisi ja soove, jäädes igas olukorras usaldusväärseks ning väärikaks;

•    kompetentne, tunneb end kodus poliitikas, majanduses, kultuuriprobleemides, arvestab kliendi päritolu ja austab tema rahvuslikku ning religioosset eripära;

•    omandanud võimalikult palju võõrkeeli ja täiendab end neis pidevalt;

•    sõbralik, viisakas, elurõõmus, käitumiselt korrektne ja ennast valitsev.

…peab alati meeles, et

•    ei tugine organisatsioonile osaks saanud usaldusele, vaid võidab selle iga kliendi juures uuesti;

•    ei luba endale iial tagarääkimist ja hoiab kuuldud saladused enda teada;

•    olemasolevatest teadmistest ja oskustest ei piisa, neile tuleb pidevalt lisa hankida;

•    klient soovib suhelda terve, optimistliku ja korrektse välimusega abilisega;

•    tema hoiak, käitumiskultuur ja professionaalsed teadmised on ettevõtte ja ta enda arengu garantii.

…hoidub alati

•    ebamäärasusest, kõhklemisest ja argusest;

•    kahjustamast oma organisatsiooni mainet;

•    liigsetest emotsioonidest, lobisemisest ja upsakusest;

•    eraasjade ajamisest tööajal, familiaarsest suhtlemisest ja rangelt igasugusest kahemõttelisusest nii sõnades kui ka tegudes.

Allikas: Eesti Juhi Abi Ühingu eetikakoodeks


Kommentaar

Taimi Elenurm

TTÜ tööstus­psühho­loogia instituudi ja EEK Mainori lektor

Millised teadmised, oskused, omadused ja väärtused peavad peegelduma inimese käitumises, keda juht oma tööelu korraldama usaldab, sõltub suuresti juhi enda väärtushinnangutest. Ühe suurettevõtte juht on arvanud, et juhiabi ei pea olema ilus, vaid lahke. Välimuselt väga ilus inimene võib tulija pigem ära ehmatada, sest sageli seostatakse ilu upsakusega ning sellisest inimesest hoitakse ametisuhtluses igaks juhuks eemale. Teine juht on arvanud, et õige juhiabi võiks olla eakas inimene, sest suhtlemisoskus ja suhtetarkus tuleb kogemustega.

Peamised oskused, mida tänapäevasel juhiabil seda ala õppivate tudengite hinnangul vaja läheb, on suhtlemisoskus, enesejuhtimise oskus, analüütiline ja kriitiline mõtlemine ning otsustusvõime.

Juhi ja tema abi sujuva koostöö korral usaldab juht nii mõnegi tema arvates vähem tähtsa otsuse langetamise oma abile. Mõned juhid delegeerivad abile ka ebamugavad otsused. Nii mõnegi juhi jaoks on vähem tähtsad või ebamugavad personalitöö ja inimsuhted.

Hea juhiabi on nähtamatu, kuid tema puudumine on juhi töös kohe märgata.