Kuidas ettevõttesse jõudvatest andmetest maksimum välja võtta

Andres Kukke Foto: Erakogu

Sügis on saagikoristamise aeg. Ettevõte tegevuse üheks «saagiks» on andmed. Kuidas neid targalt tarbida, sellest kirjutab Infovara OÜ ärianalüüsi juhtivkonsultant Andres Kukke ettevõtte blogis.

Levinum viis andmesaagi tarbimiseks on valmistada neist erinevaid «valmisroogasid» nagu aruanded, raportid, ülevaated. Mõnes ettevõttes tuleb nende tellimisel aeg-ajalt ette, et kahjuks on road otsa saanud või on kokk haigeks jäänud – ehk IT osakond ei tööta.  Aga on ka palju ettevõtteid, kus köök on valmisroogasid täis, kuid meelepärast sööki ikka pole – ehk aruannete hulk on suur, aga õiget infot ikka ei leia ja on tunne, et nende valmistoitudega pole midagi peale hakata.

Sageli pole aruanded lihtsalt ettevõtte tegevusele orienteeritud. See on levinud dilemma, et aruanded on justkui olemas, aga me ei tea, mida tulemuste parandamiseks ette võtta. Aruanded ainult mõõdavad, olgu siis raha, käivet, liitreid, pakke, kliente, kuid ei ütle, kuidas edasi tegutseda. Mõnikord oskame seda ise hinnata - kui auto bensiinimõõdik ei näita otseselt, mitmeks kilomeetriks veel bensiini jätkub, siis arvestame peast, millal võiks järgmisena tankima minna, kuid keerukama süsteemiga toimetulemiseks on vaja abivahendeid. Milline võiks olla parim tegevus, et saavutada käibe tõus viis protsenti? On see seotud toodete või müüjatega või hoopis  klientide või turuga? Või peab tegelema hinnapoliitika või tarnijatega? Infotöötlus ettevõttes peaks olema organiseeritud nii, et targad abivahendid ehk tarkvarad toetaks meie igapäevast tegevust.

Lahendus on tegelikult lihtne: lisaks igapäevastele aruannetele ja analüüsidele peaks olema ka tegevuste töölaud ehk inglise keeles dashboard, kuhu on visuaalselt kuvatud need mõõdikud, mis aitavad otsustada igapäevaseid tegevusi. Arutades koosolekul pelgalt eelmise kuu käivet on ju väga raske aru saada, mida me peaksime täna tegema teisiti, et käive järgmisel kuul suurem oleks. Töölaual saab aga kuvada just tegevustele orienteeritud mõõdikud. Analoog tervishoiust: kas te läheks parema meelega arsti juurde, kes lihtsalt konstateerib fakti, et teie vererõhk on 150, või selle juurde, kes lisaks soovitab ka tegevusi vererõhu alandamiseks?  

Visuaalsed tegevuste töölauad erinevad igapäevastest aruannetest eelkõige selle poolest, et töölaudadel kuvatakse tegevuste ja nende mõju hindavad mõõdikud, mitte üldised tulemused nagu käive või kasum ning üldjuhul on töölaudade mõõdikud alati ettepoole vaatavad. Näiteks võiks kliendihalduri töölaual olla sellised mõõdikud:

-         Mitu müügikohtumist mul on kahel nädalal plaanis nende klientidega, kelle ostumahud langesid eelmisel kuul?

-         Millised kliendid on sel nädalal oma ostumahte vähendanud või millised kliendid on hoopis kadunud?

-         Kui suur on saamata jäänud käive seoses lojaalsete klientide ostuportfelli vähenemisega?

-         Millised edetabeli 50 protsendi käibest moodustavatest klientidest ei ole ostnud uudistooteid?

-         Millised kliendid on helistanud tootetoe telefonile?

-         Mis on prognoositav müügikäive kuu lõpuks arvestades juba lõpule viidud ja veel vormistamisel olevaid müüke?

Töölaua mõõdikud ei ole niivõrd rahalised, vaid aitavad meil päevas teha nutikamaid tegevusi. Lisaks toimunud sündmustele näitavad mõõdikud ka seda, mis jäi toimumata – näiteks millised kliendid ei ostnud enam või millised tooted jäid müümata. Oma igapäevaste tegevuste üle otsustamisel on selline info olulisemgi.
Teine visuaalsete töölaudade eripära avaldub andmete muutumise sageduses – need peaks uuenema vähemalt kord päevas või tihemini, vajadusel kas või iga minut. See on oluline töölaua kontseptsiooni seisukohast, sest tegevusi saame ja vahel ka peame ette võtma igal ajahetkel. Mis kasu on tarnekvaliteedi parandamiseks kell 15.00 saabuvast teatest, et ladu ei jõua täna komplekteerimisega valmis? Tarneahala juht ei saa selle teadmisega enam midagi ette võtta, temal on vaja näha iga üksiku komplekteerimise lõppemise kellaaega 15-minutilise sagedusega kuvatuna nii oma töölaual kui ka näiteks puhketoa seinal olevale ekraanile. Kolmanda eripärana on töölaudade mõõdikud tihti väga spetsiifilised ja personaalsed ning toovad fookusesse mõne olulise konkreetse teema. Näiteks töölaua mõõdik ei näita mitte kuu müüki üldiselt, vaid uudistoodete müügi tempot firma lepingulistele klientidele. Suusaspordi treener ei fikseeri ju ka ainult sportlase võistlustel saavutatud kohta, vaid jälgib  mitu päeva veedeti kõrgmäestikus või mitu sekundit kogunes kaotust võitjale.

Töölaudade kujundus on väljakutse info esitamisele, sest mõõdikud peavad ära mahtuma ühele ekraanipildile. Aga selles on ka oma võlu – kui müügimees näeb kliendikohtumiste arvu ajaperioodis x, samas on kohe ka võrdlus eelmise perioodi ning firma keskmisega – siis on see oluliselt motiveerivam, kui ainult kohtumiste arv. Oluline on ka enne andmetesse süvenemist näha n.ö. suurt pilti ja seoseid teiste näitajatega. Näiteks enne Hispaania müükide uurimist toodete lõikes, on hea teada, et teistega võrreldes on kogu Hispaania müük oluliselt väiksem. See infokild võib kogu edasisele uurimisele anda uue ja sisukama suuna.

Lõpetuseks võib keegi küsida: aga milleks seda üldse vaja on, kui siiani oleme ilma hakkama saanud? Hea on vastata auto metafooriga – autoga sõitmiseks pole ju armatuurlauda üldse vajagi, ent mõnikord võib ilma sellel olevate oluliste mõõdikutega arvestamata lõppeda sõitmine halvasti … Ehk siis - visuaalsed töölauad aitavad meil vältida üllatusi ja ebasoovitavaid tulemusi.