Soovitusi ettevõtte kolimiseks

Põllumajandusminister on teinud esialgu ettepaneku 13 asutuse kolimiseks. Foto: Corbis / Scanpix

Alustades kolimisega ei teagi, kust pihta hakata. Teed seda ja teist teadmises, et lõpuks peab kogu sisustus nii või teisiti uude kohta saama. Vältimaks kaose tekkimist, on hea teadjamatega konsulteerida.

Tutvu tegevustega, millega saab kolimisprotsessi sujuvamaks teha. Alusta valduste ülevaatusest.

Soovitan kolimisega tegeleval inimesel firmas oma valdustele ring peale teha ja küsida IT-töötajalt, mis saab serverikapist.

Sama on vaja uurida ka kõige muu kohta ja õigetelt inimestelt, sest muidu tuleb kolimisega tegelevale isikule palju üllatusi.

Eeltöö alla kuulub ka kontakteerumine kohvi-, vee- ja muude automaatide hooldajaga masinate lahtiühendamise, kolimise ja uuesti ühendamise asjus. Sama kehtib kõikide teiste rendimasinate kohta.

Kokku peaks leppima ka kolimise kuupäeva või ajavahemiku (mis enamasti kattub uue hoone valmimise või vana üürilepingu lõppemisega).

Pärast seda soovitan kontakteeruda kolimisfirmaga ja paika panna ülevaatuse aeg. Pane kirja kõik, mida kolimisfirmalt ootad.

Enne kolimisfirmaga ühes tehtavat ülevaatust on hea välja mõelda teenuse maht – näiteks see, kas osa asju pakitakse ja transporditakse ise (tihti paluvad tööandjad igal töötajal oma arvutikomplekt võimalusel ise kolida).

Ettevalmistuse juures on hea kõik kerkinud küsimused kirja panna, sest kolimismaakler küll täpsustab kliendi soove, aga kliendi enda mõtted ja küsimused on tihti suureks abiks.

Meeles tasub pidada ka asjaolu, et kolimisega kaasneb aadressi muutus, seega peab asutustele ja partneritele väljastama sellekohase teate.

Vaata üle kõik reklaamlehed, visiitkaardid ja plakatid. Need tasub ära visata enne kolimist või siis kolimise käigus.

Uude kohta pole neid mõtet kaasa kolida, sest ebavajalikku kraami tuleb kolimise käigus niigi. Parem on kõik mittevajalik korraga ära visata.

Plaani koostamine

Koosta plaan, nummerda toad ja asjad. Suuremate kolimiste puhul (200 m2 ja enam) osutub tähtsaks abimeheks asjade plaan ehk mis kuhu uues kohas lähevad.

Selleks on uue koha plaanil kaval ära nummerdada toad ja tsoonid ning vanas kohas kõigile kolimiskastidele, mööblile, lilledele ja arvutitele number kohe peale kirjutada. See eeltöö teeb kindlaks esemete uue asukoha ja välistab olukorra, kus sihtkohas mööbel ja muu ühte nurka kuhjub.

Veendu, et kolimisfirmal oleks paigas ajaline plaan, kus, millal ja mida liigutatakse ning palju kolijaid osaleb, et tekiks ülevaade ajagraafikust – sinu ettevõtte igapäevatöö ei tohi ju kannatada.

Alati on mingi tuba, laud või telefon, mis tuleb jätta viimaseks, et firma töö saaks sujuvalt vanast kohast uude liikuda.

Tähtis on mõelda esemetele ja mööblile, mis peavad jääma, et välistada olukorda, kus enamik firma töötajatest istub kolimispäeval ikka oma laua taga ja teeb «veel ühte asja».

Minimeerimine on siinkohal väga tähtis, et vältida kolimisgraafiku segipaiskamist – kolimine peab olema planeeritud tegevuste sihikindel jada.

Tee kolimine mõnusaks. Selleks istu kolimismaakleriga rahulikult maha ja mängi kogu protsess läbi. Nii on hiljem lihtne järge pidada, kas kolimisfirma täidab lubadusi. Samas saab ka kolimisfirma näidata, et kokkuleppe väliselt lisandunud esemed tuleb kolimisprojektile eraldi juurde arvestada.

Järgides nõuandeid, saab kolimise muuta efektiivseks ja nauditavamaks nii suur- kui ka väikefirmale.