Ajajuhtimine - kas tõesti vaid hunnik klišeesid?

Mõnikord on laisklemisest rohkem kasu kui varavalgest peale ringi sebimisest. Foto: SCANPIX

Andku mulle nüüd kõik ajajuhtimisteoreetikud selline pühaduseteotus andeks, aga ma väidan, et ajajuhtimise valdkond on sisuliselt hulk klišeesid, kirjutab ajajuhtimise koolitaja Ardo Reinsalu.

Olgem ausad – minu 15aastase kogemuse põhjal võib tegelikult kõik olulisemad aega säästvad nõuanded kahe käe sõrmedel üles lugeda. Neist kõige edukamate jaoks pole teist kätt vajagi. Ja nagu reeglitega sageli juhtub, veavad nad sind alt just siis, kui sa seda kõige vähem ootad. Kaasaegne ajajuhtimine tähendab aina vähem mudeleid ja reegleid ning üha rohkem kainet mõistust. Vaatame järgnevalt mõnda levinud efektiivsustehnikat või nõuannet ja proovime teha täpselt vastupidi.

Brian Tracy legendaarne «Eat that frog» (söö see konn) raamat on saanud produktiivsuse mantraks. Kuna konna on teatavasti elusast peast suhteliselt ebameeldiv süüa, siis me tavaliselt lükkame selle söömist edasi nii kaua kui võimalik. Kuid konna söömisest veelgi halvem on pidev teadmine, et  konn tuleb meil hiljem kuidagi alla neelata. Sestap soovitataksegi, et söö konn parem kohe ära. On küll ebameeldiv, aga peale seda tundub kõik lihtne ja maitsev. Sama lugu on ajajuhtimises raskete ja oluliste kohustustega – tee need pigem kohe ära, siis on hiljem lihtsam.

Või kas on? Võtame näiteks saabuvad e-kirjad. Vahetevahel on nende seas mõni anekdooti sisaldav kiri, mille saatja on märkinud madala olulisusega. Mina aga loen sellised kirjad kõige esimesena läbi. Miks? Sellepärast, et naljadega kirjad ei too mulle probleeme juurde, võtavad vähe aega, ma saan nad kohe ära kustutada ja teevad mu tuju heaks. Ühesõnaga – naljakirjad vähendavad stressi, mistõttu on hoopis lihtsam võtta peale seda ette mõni tõsisem tööülesanne ja see tõstetud meeleolu lainel hoopis efektiivsemalt ära teha.

Teine tüüpiline soovitus on otse Eesti vanasõnavaramust: «Varane lind leiab ikka tera». Ehk siis, kes vara tõuseb, see palju jõuab. See võis ju nii olla siis, kui produktiivsus tähendas põllutööde jaoks päikesevalguse maksimaalset ärakasutamist, kuid tänapäeval ei ole meie töö seotud päikesetõusuga. Aina rohkem tööandjaid mõistab, et inimesed on erinevad ja paljudele «õhtuinimestele» hommikune rabelemine lihtsalt ei sobi. Hea näide on Monkseatoni Keskkool Suurbritannias, kus puudumised ja hilinemised on vähenenud, eksamitulemused on märkimisväärselt paranenud ja seda kõike tänu koolitundide alguse nihutamisele tunni aja võrra hilisemaks. Seega on inimesed erinevad ja samuti peavad olema erinevad nende töögraafikud.

Venitamine ehk tegevuste edasilükkamine on üks hea ajajuhtimise suurimaid vaenlasi. Kõik gurud toonitavad, kui oluline on ikka asju mitte edasi lükata ja kuidas neid peaks kohe ära tegema. Ma ise räägin ka sama juttu. Aga see ei tähenda, et alati tuleb nii käituda. Tänapäeval on väga sagedane olukord, kus meie tähelepanu nõuavad erinevad teavitused, telefonikõned, tööülesanded, kolleegid ja kes kõik veel! Ajajuhtimisalaselt «õige» oleks nö käigu pealt hinnata prioriteete ja tegeleda kõikide ülesannetega võimalikult efektiivselt. Kuid mingil hetkel tekkib selles äkki-jääb-midagi-tegemata-kartuses stress, mis hakkab omakorda negatiivselt mõjutama kõiki töötulemusi. See on sarnane olukorraga, kus lasteaia kasvataja juurde jookseb korraga terve rühmatäis põnne ja kõik korraga tahavad temaga rääkida. Taolises olukorras tulebki öelda korraks «stopp!» Me ei suuda efektiivselt hallata kõiki meie kognitiivsele ressursile konkureerivaid sisendeid ja sellises olukorras on õigustatud asju edasi lükata. Edasi lükkamine annab meile antud hetkel väga vajaliku mõtete korrastamise pausi, maandab stressi ja siis saame samm-sammult olukorra ära lahendada.

Õige ajajuhtimine on suunatud efektiivsuse suurendamisele. Hea aja juht teeb asju läbimõeldult, on produktiivne ja ei raiska aega. Kuid kas see on alati nii? Efektiivsuse üks «kõrvalmõjusid» võib olla nn suurest pildist ilma jäämine. Mida ma selle all mõtlen? Nimelt on efektiivsus seotud millegi kiiremini ja paremini tegemise suunas. Kiiremini ja paremini tähendab konkreetseid mõõdikuid ja kriteeriume, millest kinni pidamine võib saada eesmärgiks omaette. Just ebaefektiivsus või isegi laiskus võib tekitada olukorra, kus «silmad avanevad» ja sa näed täiesti uudseid võimalusi antud olukorra lahendamiseks, kus antud mõõdikud ja kriteeriumid pole üldse olulised. Näiteks teatud olukordades peaks kiiremini tegemise asemel hoopis tegemata jätma! Selle asemel, et teha midagi vähevajalikku üliefektiivselt, võiks tegeleda ülivajalikuga vähem efektiivselt. Õige asja halvasti tegemine on olulisem kui vale asja tegemine hästi.