Kuidas kirjutada e-kiri, millele on võimatu vastamata jätta

Mõnele e-kirjale vastatakse kohe, aga teist ei tehta lahtigi. Foto: SCANPIX

Pshühholoogiadoktor Adam Grant kirjutab PsychologieToday`s sellest, miks osadele e-kirjadele vastatakse ja teistele mitte. Ta annab ka nippe, kuidas kirjutada e-kiri nii, et see tekitaks saajas soovi vastata.

«Pärast oma esimese raamatu ilmumist tuli mulle väga palju e-kirju võõrastelt inimestelt. Osadele neist vastasin kiiremini kui teistele,» kirjutab Grant.

Ta soovitab e-kirjade puhul kasutada alljärgnevaid nippe ning vastuse saamine ka võõralt inimeselt on palju tõenäolisem.

Haarav teemapealkiri. Inimesed loevad tõenäolisemaid neid e-kirju, mille teema on uudishimu tekitav või tundub lugejale kasulik. Inimesed, kes ei ole väga hõivatud, avavad nad intrigeeriva sisukirjeldusega e-kirja, kuid kui tegemist aga on väga hõivatud inimesega, siis muutub olulisemaks kirjelduse praktiline pool – kirja saajale peab tunduma, et kiri on talle kasulik.

Siin on mõned näited mulle võõrastelt inimestel tulnud e-kirjade teemapealkirjadest, mille avasin puhtast uudishimust: «Ma ei soovi sinult midagi», «Sinu raamat hoidis mind öö läbi üleval», «Dan Pink sooviks, et ma kirjutaksin siia hea pealkirja».

Tõsi, siinkohal tuleb kindlasti märkida, et e-kirja subject tuleb kirjutada nii, et kirja saajal ei tekiks mingil juhul tunnet nagu oleks tema postkasti potsatanud petukiri Nigeeriast.

Ütle, miks sa tema välja valisid. Vastasin hea meelega nendele kirjadele, kus oli selgitus, miks kirja kirjutaja just arvab, et mina olen neile õige inimene nõu andma. Üks lugeja näiteks tahtis nõu, kuidas saada miljonäriks, keegi teine tahtis abi ühe kohtuasjaga seoses. Kumbki neist ei ole otseselt minu teema, aga ma vastasin.

E-kirjas tasub pühendada lause või paar selle inimese tööle ja tegevusele, kellele te kirjutate ning märkida, kuidas see on mõjutanud või aidanud teid. Selline lähenemine annab kirja saajale hea tunde ning tekitab soovi vastata.

Näita, et oled teinud kodutööd. Inimesed küsivad e-kirjades hämmastavalt palju küsimusi, millele nad leiaksid ise hõlpsasti vastuse näiteks Google´t kasutades. Ka mulle kirjutas märkimisväärne hulk lugejaid ja küsis linke artiklitele, mis olid netis vabalt saadaval. Sellised kirjad ei tekita just soovi vastata. Psühholoogi Bernard Weineri uuringud tõestavad seda samuti, nimelt avastas ta, et inimesed on enam motiveeritud aitama neid, kes aitavad end ka ise. Ehk kes on teinud ära kodutöö.

Rõhuta sarnasust ja ühiseid jooni. Inimesed tahavad rohkem vastata neile võõrastele inimestele, kellega nad tunnevad olevat sarnasid jooni. See võib olla näiteks ühine koolitee, samas linnas elamine, ühine hobi vms. Ka võõral maal kohatud rahvuskaaslasega tekib tihtipeale sama efekt - on kohe, millest rääkida.

Tee lühidalt. Mida pikem on sõnum, seda kauem võtab selle lugemine aega ja seda raskem on sellele vastata. Kirja pikkus võiks soovitavalt olla 1-2 lõiku, millest osas selgitad kuivõrd oled tuttav kirja saaja tööga ning lõpuks küsid oma küsimuse. Esimene eesmärk on saada vastus sellele kirjale ja pikemas plaanis on alustada dialoogi, et inimene võtaks tulevikuski aega sinu kirjadele vastamiseks.

Ära unusta väljendada tänulikkust. Inimesed vastavad meelsamini kui nad tunnevad, et see on nende nauditav valik, mitte aga ei avaldata neile survet või ei vasta nad kohustusest.