Kiirustage, ettevõtjad! IBAN ja SEPA tulevad juba 250 päeva pärast!

Enno Lepvalts. Foto: Erakogu

Mida tähendab IBANi ja SEPA kasutuselevõtmine ettevõtjatele ja kuidas sellega võimalikult valutult hakkama saada, kirjutab Vesiir OÜ juhatuse liige Enno Lepvalts.

Järgmise aasta 1.veebruariks peab olema  lõpule viidud IBANile üleminek. IBAN on rahvusvahelisele standardile vastav pangakonto number, mis koosneb tähtedest ja numbritest ja mis võimaldab identifitseerida kliendi konto mistahes riigis. Uue süsteemi eesmärk on hõlbustada ja kiirendada maksete liikumist Euroopa Liidu pankade vahel. 

Pangad muudavad kontonumbrid oma süsteemides ning internetipangas rahvusvahelisele kujule automaatselt, selle pärast ei pea era- ega ärikliendid muretsema. Kuid hoopis teine lugu on ettevõttesiseste rakenduste uue süsteemiga vastavusse viimisel – eelkõige puudutab see finants- ja raamatupidamistarkvara, kuid mõningatel juhtudel ka logistikat, laohaldust, müügijuhtimistarkvara jne.

Kõik rakendused, mis suhtlevad pangaga, tuleb viia ühtsele failistandardile

Nimelt ei ole uus kontonumbrite standard ainuke muudatus. Alates 1. veebruarist 2014  peavad panga ja kliendi vahelised suhtlussõnumid põhinema XML-vormingul ning olema esitatud ISO 20022 standardi kohaselt.  See uus standard on paika pandud SEPA (Single Europayments Area) ehk Euroopa liidu ühtsete makseteenuste nõuetega. Ettevõtja jaoks tähendab see, et firma rakendused, mis pangaga suhtlevad, peavad kindlasti kasutama uut ühtset failistandardit.

IBANile ja SEPAle üleminek on suurem väljakutse ettevõtjatele,

·         kel on kasutusel mitmeid erinevaid rakendusi ja andmebaase, milles säilitakse klientide kontoinfot

·         kes kasutavad paljude erinevate teenusepakkujate loodud tarkvaramooduleid – raamatupidamistarkvara ühelt, palgamoodul teiselt, laoarvestus kolmandalt, põhivara arvestus neljandalt jne

·         kes ei kasuta standardset raamatupidamistarkvara, st tarkvara (või mõni moodul) on spetsiaalselt neile loodud

·         kes kasutavad vananenud raamatupidamistarkvara

·         kel on kliente või hankijaid teistes riikides

·         kelle klientidelt laekub raha otsekorraldustega

·         kel on kliente või hankijaid teistes riikides

·         kelle klientidelt laekub raha otsekorraldustega

·         kes kasutavad küll raamatupidamistarkvara kui teenust, kuid teenusepakkuja ei suuda võimalikke probleeme ette näha ega õigeaegselt vajalikke muudatusi sisse viia

5 soovitust

1. Kui kasutad raamatupidamistarkvara või ostad raamatupidamist teenusena sisse, siis uuri järele, kas Sinu teenusepakkuja on vajalike muudatuste tegemisega graafikus? Kas ta  vahetab kontonumbrid (kliendid, tarnijad, hankijad, töötajad) automaatselt ära või laseb ta seda Sul käsitsi teha?

Mis saab juhul, kui andmed asuvad Sinu juures andmebaasis? Näiteks palgamaksed saad siis küll ühe failina panka saata, kuid genereeritakse need Sinu juures andmebaasis ning see eeldab, et oled ise kõik muudatused käsitsi ära teinud.

Kui Sinu ettevõte kasutab otsekorraldusi, siis kaasneb veel üks muudatus. Otsekorralduste skeemid sellisel kujul kaovad ära ning seda asendab püsimaksega e-arve teenus. See tähendab, et Sinu ettevõtte tarkvara peab võimaldama väljastada Eesti standardile vastavaid e-arveid XML formaadis (mitte segi ajada otsekorralduse maksenõudega).  Kas ja kui valmis on Sinu raamatupidamistarkvara haldaja neid muudatusi tegema?

2. Analüüsi, kas Sul on vaja hoolitseda veel mingite ettevõttesiseste muudatuste eest? Kas eelpoolnimetatud failiformaadi muutused mõjutavad veel mõne rakenduse tööd? Kas IBANi numbrid salvestatakse veel kuhugi tarkvarasse? Milline on nende muutuste ajagraafik, kas muutub midagi andmete omavahelises võrdlemises vms. Lihtne näide – kas hoiad mingeid andmeid Exceli tabelis ja laadid need aeg-ajalt oma raamatupidamisprogrammi üles? Kas ka sellistes tabelites on kontonumbrid muudetud?

3. Teavita kliente ja koostööpartnereid aegsasti oma IBAN numbritest. Lisaks kontrolli, millistel materjalidel pead veel kontonumbreid muutma – arvete põhjad, kirjablanketid, müügipakkumiste põhjad, kassaprinterite tšekid, kassa sissetulekuorderid, lähetusaruanded,  koduleht jne.

4. Hakka koguma oma klientide ja koostööpartnerite uusi IBAN numbreid. Kes firmas selle eest vastutab? Pane tähele, et kuigi IBANi põhjuseks on standardiseerimissoov, ei tähenda see, et  kontonumbrid üle Euroopa oleksid sama pikkusega. Struktuur on sama, kuid kontonumbrite pikkus võib olla erinev.

Pangaliidu lehel http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/iban-kalkulaator on mugav kalkulaator, mis võimaldab uuele kujule üle viia korraga suurema hulga kontonumbreid - laadid üles nimekirja vanale standardile vastavate kontonumbritega ning need muudetakse automaatselt.

5. Arvesta sellega, et nii raamatupidamisteenuse kui tarkvarakliendina ei ole Sa tegelikult oma murega üksi, sest IBANi ja SEPA muudatus puudutab kõiki ettevõtteid. Kuid kui oled renditarkvara kasutaja, siis ei maksa Sul lasta endale välja kirjutada müstiliselt suuri arveid mingite spetsiaallahenduste väljatöötamise eest. Tegemist on tööga, mille teenusepakkuja peab nagunii kõigi klientide huvides ära tegema.

Tänaseks peaks vastutustundlik teenusepakkuja eesootavatest muudatustest juba olema Sind teavitanud.  Kui seda veel pole juhtunud, siis soovitame Sul endal peagi nendega ühendust võtta.